• Обсуждается – устанавливается при создании договора в СЭД Lotus Notes,
• Не заключен – устанавливается автоматически, если договор в течение 2 месяцев находился в статусе «Обсуждается» и не переведен в действующие. Пользователи ИС (ДОУ) имеют возможность перевести договор из статуса «Не заключен» в статус «Обсуждается».
• Действует – устанавливается пользователем ИС (ДОУ),
• Исполнен – устанавливается пользователем ИС (Контролер ответственного менеджера/Управляющий инвестиционным проектом),
• Приостановлен – устанавливается автоматически, если договор в течение 5 рабочих дней от окончания срока действия договора не переведен в статус «Исполнен», а также в случае исключения ответственного менеджера из команды проекта (см. раздел «Команда инвестиционного проекта»),
• Расторгнут – устанавливается пользователем ИС (ДОУ).

Работа с договорами в СЭД Lotus Notes

Расположение базы данных договоров

Базы договоров располагаются на главной странице СЭД Lotus Notes: Локальная сеть → Договоры (рисунок 3).

На рисунке 4 представлен пример отображения базы договоров.

Для того чтобы обеспечить удобный поиск документов, в меню просмотра секции «Договоры» предлагается несколько критериев для просмотра документов в правой части экрана (рисунок 5).

Фильтры:

• Действующие:
  • По дате рег. и рег. №,
  • По сделке,
  • По регистратору,
  • По автору,
  • По типу,
  • По СТД,
  • По папкам,
  • По участникам,
  • По исполнению,
  • По ответственному менеджеру,
• Обсуждаются,
• Незаключенные,
• Исполненные,
• Неисполненные,
• Приостановленные,
• Расторгнутые,
• Все:
  • По участникам,
  • По платежам,
  • На контроле,
  • По исполнителям,
  • На согласовании,
  • Журнал регистрации,
  • По подразделению,
  • По дате согласования.

Вид просмотра документов «по платежам» изначально показывает все платежи по договорам в основной валюте. Чтобы посмотреть платежи во второй (вспомогательной) валюте, нужно в открытом виде просмотра «по платежам» в колонке «Сумма» нажать на стрелочку слева от названия .

Создание карточки договора

По кнопке открывается форма выбора типа документа (рисунок 6).

Для создания оригинального договора необходимо выбрать пункт «Договор» и нажать на кнопку «ОК». По кнопке «Отмена» форма выбора типа документа закрывается, добавление договора не происходит.

Форма нового договора представлена на рисунке 7.

Для создания договора на основе СТД в базе договоров СТД (рисунки 8, 9)

Необходимо нажать на кнопку . Открывается форма нового договора на основе СТД. Вид формы договора представлен на рисунке 10.

Регламент работы с СТД-договорами см. в разделе «Регламент работы с СТД-договорами».

Регламент работы с оригинальным договором

По кнопке «Действия» открывается список действий по документу

По кнопке осуществляется добавление комментариев к документу.

По кнопке открывается форма «Доступ к документу» (рисунок 11).

На вкладке «Редакторы» происходит выбор редакторов документа, на вкладке «Читатели» соответственно – читателей.

Пользователей можно выбрать из «Каталога юр. физ. лиц» или из Адресной книги (рисунок 12).

По кнопкам происходит добавление пользователей и групп пользователей.

По кнопке открывается форма «Запрет редактирования документа» (рисунок 13)

По кнопке редакторами/читателями документа становятся все сотрудники.

По кнопке на вкладке «Читатели» пользователи вкладки «Редакторами» добавляются в список читателей.

Если пользователь установил признак «Запретить одновременное редактирование документа», то документ становится недоступным для одновременного редактирования.

По кнопке «Печать» имеется возможность печати:

• Содержания,
• Карточки,
• Спецификации договора.

Для сохранения договора необходимо нажать на кнопку . Если не заполнено поле «Ответственный менеджер по договору» на вкладке «Исполнение документа-исполнение», то документ сохранить невозможно. Появится соответствующее сообщение пользователю (рисунок 14).

По кнопке происходит закрытие формы договора.

После нажатия на кнопку «Заявки» открывается подменю (рисунок 15).

Выбрав необходимый пункт меню, пользователь создает заявку или просматривает заявки, созданные на основании данного документа.

Заявку можно создать только из сохраненного документа.

Пользователь имеет возможность просмотра журналов по документу. По кнопке открывается подменю, представленное на рисунке 16.