Действующий
9. Для формирования УТД в дела и хранения их в таможенном органе определяются места для хранения УТД. Ответственность за прием, хранение и использование УТД возлагается на специально предусмотренное в штатном расписании таможенного поста должностное лицо или на уполномоченное должностное лицо таможенного поста, назначенное приказом начальника таможни (далее - уполномоченное должностное лицо).
10. Прием УТД уполномоченным должностным лицом фиксируется на таможенном посту в журнале учета УТД (приложение N 1).
11. Уполномоченное должностное лицо проверяет по приложенной к УТД описи, составленной в соответствии с нормативным правовым актом ФТС России, наличие включенных в комплект документов.
В тех случаях, когда составление описи не предусмотрено правовыми актами ФТС России, такая опись составляется уполномоченным должностным лицом по форме в соответствии с приложением N 24 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 (зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., рег. N 7418).
При наличии документов, не включенных в опись, они должны быть внесены в нее уполномоченным должностным лицом с изменением итоговой записи внутренней описи. За достоверность и полноту комплекта документов, передаваемых уполномоченному должностному лицу, несут ответственные должностные лица, производившие таможенные операции по таможенному оформлению и таможенному контролю товаров с применением/использованием таможенного документа.
12. На таможенном посту УТД хранятся в специально отведенных, оборудованных и опечатываемых помещениях, приспособленных для хранения документов.
13. Ответственность за сохранность документов в УТД в соответствии с приложенной внутренней описью после приема от должностных лиц, осуществляющих таможенное оформление и таможенный контроль, несет уполномоченное должностное лицо.
14. Уполномоченное должностное лицо выдает УТД для использования только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.
15. Выдача уполномоченным должностным лицом в структурные подразделения таможенного органа УТД для осуществления контроля за таможенной стоимостью, начислением и взысканием таможенных платежей производится в соответствии с правовыми актами ФТС России и распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, утвержденным начальником (заместителем начальника) таможенного органа. Выдача УТД фиксируется в книге выдачи (приложение N 2).
16. УТД формируются в течение двух недель в дела (далее - дела с УТД) уполномоченным должностным лицом в соответствии со следующими основными правилами:
в деле может быть подшито несколько УТД. Для облегчения дальнейшего поиска рекомендуется отделять их друг от друга разделителями с указанием номера УТД;
первым документом в комплекте должен быть таможенный документ, затем располагаются внутренняя опись и документы в той последовательности, в которой указаны во внутренней описи;
количество листов в деле должно составлять примерно 250 листов. Не допускается разделять УТД по разным делам.
17. Допускается формировать в дела и хранить УТД в папках-скоросшивателях или папках-регистраторах с арочным механизмом для облегчения дальнейшего их использования.
18. К каждому сформированному делу прикладывается перечень УТД, включенных в данное дело (приложение N 3). В конце перечня делают итоговую запись о количестве включенных в дело УТД, которую подписывают передающая и принимающая стороны.
19. На обложках дел с УТД, оформляемых в соответствии с установленными требованиями, должны быть указаны следующие реквизиты: название таможенного органа, структурного подразделения, индекс дела согласно номенклатуре дел, заголовок дела с указанием номеров первой и последней УТД (например, с N 0000196 по N 0000210), дата, срок хранения.
20. Описи к делам с УТД составляются по установленной форме (приложение N 4) раздельно по УТД, имеющим разные сроки хранения.
23. Ответственность за сохранность дел с УТД, переданных на хранение, несет уполномоченное должностное лицо таможенного органа.
24. Выдача хранящихся УТД и дел с УТД структурным подразделениям таможенного органа осуществляется только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (приложение N 5).
25. Учет выданных дел ведется в книге выдачи дел (документов) (приложение N 6). На место выданных дел (документов) кладут карту-заместитель дела (приложение N 7).
26. После возврата должностными лицами структурных подразделений таможенного органа УТД (дел с УТД) уполномоченное должностное лицо проверяет наличие таможенных документов и прилагаемых к ним документов согласно внутренней описи. Карта-заместитель вкладывается в дело.
27. Внесение необходимых уточнений и изменений, дополнений, корректировок, поправок в УТД, а также внесение дополнительных документов в комплект осуществляется по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, должностными лицами таможенного поста или функционального подразделения таможни, являющегося инициатором совершения таких действий, либо которому начальником (заместителем начальника) таможенного органа поручено совершение этих действий. Это должностное лицо также вносит необходимые изменения и дополнения во внутреннюю опись УТД.
28. Копии с УТД снимают согласно заявке, подписанной начальником (заместителем начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.
29. Выдача УТД правоохранительным, судебным органам производится на основании постановления о производстве выемки и протокола выемки с обязательным информированием начальника таможенного органа. Снятие копий с выдаваемых документов, которые подкладывают на место изымаемых, является обязательным условием. Протоколы выемки хранятся в отдельном деле вместе с актами о выдаче документов.
30. Приобщение УТД к делам об административных правонарушениях осуществляется в соответствии с установленным порядком с обязательным снятием копий.
31. Выдача (направление) УТД, находящиеся на хранении, вышестоящим таможенным органам осуществляется в соответствии с их письменным запросом и разрешением начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями и с сопроводительным письмом и обязательным указанием в графе 6 книги выдачи даты и номера письма-запроса и сопроводительного письма таможенного органа на срок до 3 месяцев.
32. После истечения срока хранения, дела с УТД подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.
33. Дела с УТД, у которых в соответствии с нормативными актами ФТС России сроки хранения истекли**, включаются в акт о выделении к уничтожению УТД, не подлежащих хранению (приложение N 8), который составляется в двух экземплярах. После согласования с экспертной комиссией, акт утверждается начальником таможенного органа или лицом, его замещающим.
34. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей комиссии, состоящей из представителей таможенного органа.
35. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладываются к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению.
В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД.
V. Порядок хранения УТД в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации
36. Хранение УТД в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в том числе и при помещении товаров под таможенный режим свободной таможенной зоны (далее - условно выпущенные товары), осуществляется в местах для хранения УТД таможенного поста, осуществившего выпуск таких товаров в соответствии с избранным таможенным режимом.
В целях обеспечения проведения таможенного контроля за целевым использованием условно выпущенных товаров либо соблюдения условий заявленного таможенного режима, а также обеспечения сохранности указанных УТД в течение всего периода нахождения условно выпущенных товаров на таможенной территории Российской Федерации они передаются уполномоченному должностному лицу таможенного поста для формирования их в дела и хранения в местах для хранения УТД таможенного поста.