23. Ответственность за сохранность дел с УТД, переданных на хранение, несет уполномоченное должностное лицо таможенного органа.

24. Выдача хранящихся УТД и дел с УТД структурным подразделениям таможенного органа осуществляется только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (приложение N 5).

25. Учет выданных дел ведется в книге выдачи дел (документов) (приложение N 6). На место выданных дел (документов) кладут карту-заместитель дела (приложение N 7).

26. После возврата должностными лицами структурных подразделений таможенного органа УТД (дел с УТД) уполномоченное должностное лицо проверяет наличие таможенных документов и прилагаемых к ним документов согласно внутренней описи. Карта-заместитель вкладывается в дело.

27. Внесение необходимых уточнений и изменений, дополнений, корректировок, поправок в УТД, а также внесение дополнительных документов в комплект осуществляется по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, должностными лицами таможенного поста или функционального подразделения таможни, являющегося инициатором совершения таких действий, либо которому начальником (заместителем начальника) таможенного органа поручено совершение этих действий. Это должностное лицо также вносит необходимые изменения и дополнения во внутреннюю опись УТД.

28. Копии с УТД снимают согласно заявке, подписанной начальником (заместителем начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.

29. Выдача УТД правоохранительным, судебным органам производится на основании постановления о производстве выемки и протокола выемки с обязательным информированием начальника таможенного органа. Снятие копий с выдаваемых документов, которые подкладывают на место изымаемых, является обязательным условием. Протоколы выемки хранятся в отдельном деле вместе с актами о выдаче документов.

30. Приобщение УТД к делам об административных правонарушениях осуществляется в соответствии с установленным порядком с обязательным снятием копий.

31. Выдача (направление) УТД, находящиеся на хранении, вышестоящим таможенным органам осуществляется в соответствии с их письменным запросом и разрешением начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями и с сопроводительным письмом и обязательным указанием в графе 6 книги выдачи даты и номера письма-запроса и сопроводительного письма таможенного органа на срок до 3 месяцев.

IV. Уничтожение дел с УТД

32. После истечения срока хранения, дела с УТД подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.

33. Дела с УТД, у которых в соответствии с нормативными актами ФТС России сроки хранения истекли**, включаются в акт о выделении к уничтожению УТД, не подлежащих хранению (приложение N 8), который составляется в двух экземплярах. После согласования с экспертной комиссией, акт утверждается начальником таможенного органа или лицом, его замещающим.

34. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей комиссии, состоящей из представителей таможенного органа.

35. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладываются к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению.

В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД.

V. Порядок хранения УТД в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации

36. Хранение УТД в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в том числе и при помещении товаров под таможенный режим свободной таможенной зоны (далее - условно выпущенные товары), осуществляется в местах для хранения УТД таможенного поста, осуществившего выпуск таких товаров в соответствии с избранным таможенным режимом.

В целях обеспечения проведения таможенного контроля за целевым использованием условно выпущенных товаров либо соблюдения условий заявленного таможенного режима, а также обеспечения сохранности указанных УТД в течение всего периода нахождения условно выпущенных товаров на таможенной территории Российской Федерации они передаются уполномоченному должностному лицу таможенного поста для формирования их в дела и хранения в местах для хранения УТД таможенного поста.

Сроки передачи на хранение УТД на условно выпущенные товары определяет начальник таможенного поста.

До передачи на хранение УТД на условно выпущенные товары хранятся в отделах таможенного оформления и таможенного контроля в помещениях и шкафах, приспособленных для хранения документов.

37. Прием УТД на условно выпущенные товары уполномоченным должностным лицом осуществляется по специальному журналу установленной формы (приложение N 1 к Порядку), заведенному только на данные УТД.

38. Прием-передача УТД на условно выпущенные товары осуществляется в соответствии с пунктом 11 Порядка.

39. УТД на условно выпущенные товары формируются уполномоченным должностным лицом в дела по следующим критериям:

1) отдельно по заявленным в них таможенным режимам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в порядке возрастания номеров УТД;

2) отдельно с пометкой "целевая льгота" в порядке возрастания номеров, если товары подлежат условному выпуску при заявлении таможенного режима "выпуск для внутреннего потребления" в связи с предоставлением льгот по уплате таможенных пошлин, налогов в соответствии с законодательством Российской Федерации, сопряженных с ограничением по пользованию и распоряжению товарами (подпункт 1 пункта 1 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации);

3) отдельно с пометкой "соблюдение ограничений" в порядке возрастания номеров, если товары были выпущены в соответствии с таможенным режимом "выпуск для внутреннего потребления" без представления документов и сведений, подтверждающих соблюдение ограничений, установленных в соответствии с законодательством о государственном регулировании внешнеторговой деятельности (подпункт 3 пункта 1 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации);

4) отдельно с пометкой "отсрочка (рассрочка)" в порядке возрастания номеров, если товары подлежат условному выпуску при заявлении таможенного режима "выпуск для внутреннего потребления" в связи с предоставлением отсрочки или рассрочки уплаты таможенных пошлин, налогов (пункт 4 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации).

В деле может быть подшито несколько УТД, которые рекомендуется отделять друг от друга разделителями с указанием их номеров для быстроты поиска.

Первым документом в комплекте должен быть таможенный документ, затем - внутренняя опись и документы в той последовательности, в которой они указаны во внутренней описи.

В случае изменения состава документов во внутреннюю опись вносятся соответствующие изменения и дополнения.

40. УТД на условно выпущенные товары могут формироваться в дела в папках-скоросшивателях или папках-регистраторах с арочным механизмом. Допускается формировать УТД в папках-накопителях (коробках).

41. Обложки дел (коробок) оформляются согласно требованиям пункта 19 Порядка. Срок хранения в этом случае не проставляется, но обязательно указываются заявленные таможенные режимы, а в случаях, предусмотренных подпунктами 2, 3 и 4 пункта 43 Порядка, указываются слова "целевая льгота", "соблюдение ограничений" либо "отсрочка (рассрочка)" соответственно.

42. На сформированные и оформленные в течение года дела с УТД на условно выпущенные товары составляется опись по установленной форме (приложение N 4 к Порядку) отдельно по каждой категории дел, сформированных согласно пункту 43 Порядка.

В наименовании описи в обязательном порядке указывается заявленный в УТД режим, а в случаях, предусмотренных подпунктами 2, 3 и 4 пункта 43 Порядка, указываются слова "целевая льгота", "соблюдение ограничений" либо "отсрочка (рассрочка)" соответственно.

Описи формируются в отдельные дела по каждой категории дел, сформированных согласно пункту 43 Порядка в пределах года.

43. Дела с УТД на условно выпущенные товары размещаются на специально отведенных для них стеллажах отдельно от УТД, оформленных на товары, не имеющие статуса условно выпущенных.

44. Выдача УТД на условно выпущенные товары осуществляется в соответствии с пунктом 15 Порядка.

45. Начальник таможенного поста (лицо, им уполномоченное) периодически (не реже одного раза в квартал) организовывает проверку УТД в архивохранилищах с целью выявления УТД, оформленных на условно выпущенные товары, в отношении которых завершено (изменено) действие таможенного режима или в отношении которых завершен таможенный контроль. Результаты данной работы фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме, в котором указываются номера УТД на товары, утратившие статус условно выпущенных товаров, по которым соблюдены условия, предусмотренные пунктами 4, 5 Порядка. Акты утверждаются начальником таможенного поста.

46. УТД, включенные в утвержденный акт, изымаются уполномоченным должностным лицом и формируются в отдельные дела, которые оформляются в соответствии с пунктом 16 Порядка. Дела включаются в сдаточные описи на УТД, подготовленные к передаче в на хранение в таможенный орган.

Утвержденные акты формируются совместно со сдаточными описями в дела таможенного поста.

47. Срок хранения УТД, оформленных на условно выпущенные товары и по которым соблюдены все условия, предусмотренные пунктами 4, 5 Порядка, составляет 3 года.

Начальник Управления делами

А.И. Свечников

──────────────────────────────

* В отдельных случаях допускается нумеровать листы как в комплекте документов, так и в деле с УТД

** Исключена

** Сроки хранения исчисляются со дня завершения в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации действия таможенного режима, заявленного в таможенной декларации Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт

N п/п	Дата приема	Номер, присваиваемый таможенным органом таможенному документу	Количество документов в комплекте (таможенный документ вместе с прилагаемыми документами)	Сдал (инициалы, фамилия, подпись)	Принял (инициалы, фамилия, подпись)
1	2	3	4	5	6

Форма журнала приема УТД уполномоченным должностным лицом