(Утративший силу) Приказ ГТК РФ от 9 марта 1999 г. N 150 "О Типовой инструкции по...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)*(1) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними*(2).
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах*(3).
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения (приложение 1).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей.
Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения (приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику.
1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением (приложение 1).
Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства определяются должностными инструкциями (приложение 3), которые должны быть оформлены в соответствии с приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.

2. Документация таможенных органов

2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ГТК России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.
2.2. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.
3.1.2. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование комитета - Государственный таможенный комитет Российской Федерации; наименование таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) - автора документа; справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица); наименование вида документа*(4), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в таможенный орган (управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица); идентификатор электронной копии документа.

3.2. Требования к бланкам документов

3.2.1. Документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения*(5).
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
20-левое,
10-правое,
20-верхнее,
20-нижнее.
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки), порядок изготовления которых изложен в подразделе 3.3.
3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным) или продольный.
3.2.4. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита "Государственный таможенный комитет Российской Федерации".
3.2.5. Для таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:
общий бланк (приложение 4);
бланк письма (приложение 5);
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)".
Бланк письма управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни" (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица" и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа".
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа" и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".

3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
3.3.2. Гербовые бланки таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
3.3.3. Гербовые бланки в таможенных органах подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка,
дата поступления,
номер сопроводительного документа,