Утративший силу
1.1. Инструкция разработана для установления единого порядка управления договорной документацией в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.
1.2. Требования инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом Управления ДОУ (далее – сотрудник Управления ДОУ), в функции которого входит прием и обработка документов договорной документации, а также для Разработчика документов договорной документации.
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с договорной документацией независимо от вида носителя, включая их регистрацию, обработку, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Прием, проверка и обработка договорной документации осуществляется централизованно в Управлении ДОУ.
- контрагент: сторона по договору, не имеющая электронной подписи (далее – ЭП) или не присоединившаяся к соглашению об аккредитации;
2.1.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента предоставления разработанного (или полученного от контрагента) проекта договора, приложения к нему (при наличии), документов контрагента, необходимых для заключения договора, иных имеющихся документов от участника ИС в течение 2-х (двух) рабочих дней должен:
- создать карточку «Договор» в ИС в базе «Договоры» (если договор заключается в рамках ИСП карточку создаёт ответственный менеджер самостоятельно);
- отсканировать проект договора, приложения к нему (при наличии), прикрепить в карточку и направить ответственному лицу участника ИС (директор, начальник, сотрудник, лицо, действующее по доверенности), являющегося стороной по договору (далее – представитель организации), посредством функции «Обработать»;
- отсканировать документы контрагента, указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;
а) получения от сотрудника консалтинговой организации, оказывающей услуги по правовому сопровождению деятельности организаций (далее – сотрудника ПУ) поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);
б) получения от представителя организации сообщения: «Прошу подготовить бумажный экземпляр для предоставления в наименование внешней организации»;
в) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы в течение 2 (двух) рабочих дней при дате заключения договора (дополнительного соглашения, спецификации, приложения, соглашения, протокола) ранее 29.09.2010 г. между участниками ИС (в том числе договоров, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами) должен:
- распечатать договор и приложения к нему в 1 (одном) экземпляре (в 2 (двух) экземплярах для договоров, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами), если иное количество не указано сотрудником ПУ в карточке договора;
- собственноручно подписать документы на каждой странице (в правом нижнем углу свободного поля документа) в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;
- запросить у представителя организации оригинал скана при наличии в карточке отсканированного документа с подписью и/или печатью, чтобы направить его на подпись другому участнику ИС;
- распечатать журнал исполнения в 1 (одном) экземпляре, собственноручно подписать в целях безопасности;
- проставить запись «Документ подготовлен, прошу подойти для подписания» во вкладке Исполнение в карточке договора;
-при появления меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получит оплату;
- вложить в ячейку представителя организации оригиналы документов с распечатанным журналом исполнения.
2.1.2.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участниками ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- проверить наличие подписей, печатей в предусмотренных для этого местах; при отсутствии какой-либо подписи или печати договор не принимается для регистрации и возвращается представителю организации посредством почтовой или курьерской доставки, или забирается самим представителем организации;
- зарегистрировать договор, автоматически присвоенный регистрационный номер указать на бумажном экземпляре договора, кроме договоров, поступивших в Управление ДОУ с регистрационным номером;
- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора, страницу спецификации (спецификации и документы, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами сканируются полностью), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;
- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий, если документ является договором; проставить галочку Выполнено, если документ является дополнительным соглашением, спецификацией, приложением, соглашением;
- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.
а) получения от сотрудника ПУ поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);
б) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы одного из учредителей с каждой стороны – в течение 2 (двух) рабочих дней при дате заключения договора (дополнительного соглашения, спецификации, приложения, соглашения) позднее 29.09.2010 г. между участниками ИС должен:
- проверить наличие проставленных ЭП у участников ИС во всех документах, вынесенных сотрудником ПУ на подпись;
- направить через функцию «Обработать» запись «Прошу подписать «наименование документа» ЭП» участнику ИС, чья подпись отсутствует.
2.1.3.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участниками ИС договора ЭП в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- внести запись в карточке договора во вкладке Исполнение: «Документ подписан ЭП, проверен, переведён в действующий»;
- изменить статус на Действующий, если документ является договором; проставить галочку напротив «Выполнено», если документ является дополнительным соглашением, спецификацией, приложением, соглашением;
- при появлении меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка электронных документов ЭП», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получает оплату.
а) получения от сотрудника ПУ поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);
б) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы одного из учредителей участника ИС – в течение 2 (двух) рабочих дней при подготовке документов между контрагентом и участником ИС должен:
- распечатать договор и приложения к нему в количестве экземпляров, равном количеству сторон договора, если иное количество не указано сотрудником ПУ в карточке договора;