МИ СМК 82.19.13 Инструкция по обработке договорной документации

1.1. Инструкция разработана для установления единого порядка управления договорной документацией в целях своевременного информационного обеспечения и организации работы с документами в рамках реализации положений СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.

1.2. Требования инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом Управления ДОУ (далее – сотрудник Управления ДОУ), в функции которого входит прием и обработка документов договорной документации, а также для Разработчика документов договорной документации.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с договорной документацией независимо от вида носителя, включая их регистрацию, обработку, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Прием, проверка и обработка договорной документации осуществляется централизованно в Управлении ДОУ.

1.5. Для целей инструкции приняты следующие понятия:

- контрагент: сторона по договору, не имеющая электронной подписи (далее – ЭП) или не присоединившаяся к соглашению об аккредитации;

- участник ИС: сторона по договору, имеющая ЭП и присоединившаяся к соглашению об аккредитации.

2.1.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента предоставления разработанного (или полученного от контрагента) проекта договора, приложения к нему (при наличии), документов контрагента, необходимых для заключения договора, иных имеющихся документов от участника ИС в течение 2-х (двух) рабочих дней должен:

- создать карточку «Договор» в ИС в базе «Договоры» (если договор заключается в рамках ИСП карточку создаёт ответственный менеджер самостоятельно);

- отсканировать проект договора, приложения к нему (при наличии), прикрепить в карточку и направить ответственному лицу участника ИС (директор, начальник, сотрудник, лицо, действующее по доверенности), являющегося стороной по договору (далее – представитель организации), посредством функции «Обработать»;

- отсканировать документы контрагента, указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

2.1.2. Сотрудник Управления ДОУ с момента:

а) получения от сотрудника консалтинговой организации, оказывающей услуги по правовому сопровождению деятельности организаций (далее – сотрудника ПУ) поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);

б) получения от представителя организации сообщения: «Прошу подготовить бумажный экземпляр для предоставления в наименование внешней организации»;

в) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы в течение 2 (двух) рабочих дней при дате заключения договора (дополнительного соглашения, спецификации, приложения, соглашения, протокола) ранее 29.09.2010 г. между участниками ИС (в том числе договоров, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами) должен:

- распечатать договор и приложения к нему в 1 (одном) экземпляре (в 2 (двух) экземплярах для договоров, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами), если иное количество не указано сотрудником ПУ в карточке договора;

- сброшюровать документы, если количество листов превышает 1 (один) лист.

- собственноручно подписать документы на каждой странице (в правом нижнем углу свободного поля документа) в целях безопасности для предотвращения случаев подмены документов;

- запросить у представителя организации оригинал скана при наличии в карточке отсканированного документа с подписью и/или печатью, чтобы направить его на подпись другому участнику ИС;

- распечатать журнал исполнения в 1 (одном) экземпляре, собственноручно подписать в целях безопасности;

- проставить запись «Документ подготовлен, прошу подойти для подписания» во вкладке Исполнение в карточке договора;

- направить карточку договора участникам ИС через функцию «Обработать»;

-при появления меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка документов всех систем документации», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получит оплату;

- вложить в ячейку представителя организации оригиналы документов с распечатанным журналом исполнения.

2.1.2.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участниками ИС договора в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- проверить наличие подписей, печатей в предусмотренных для этого местах; при отсутствии какой-либо подписи или печати договор не принимается для регистрации и возвращается представителю организации посредством почтовой или курьерской доставки, или забирается самим представителем организации;

- зарегистрировать договор, автоматически присвоенный регистрационный номер указать на бумажном экземпляре договора, кроме договоров, поступивших в Управление ДОУ с регистрационным номером;

- отсканировать первую и последнюю страницу подписанного договора, страницу спецификации (спецификации и документы, в которых одной из сторон является Управляющая компания, осуществляющая доверительное управление ПИФами сканируются полностью), указав наименование, номер, дату одноименно с отсканированным документом, например: Договор № B7OPU – 5156 оказания услуг по техническому обслуживанию лифтов от 01012011.pdf;

- отсканированную копию прикрепить в карточку документа в ИС (в поле «Дополнительная информация»);

- изменить статус с Обсуждающийся на Действующий, если документ является договором; проставить галочку Выполнено, если документ является дополнительным соглашением, спецификацией, приложением, соглашением;

- передать на хранение в Архив бумажный экземпляр оригинала договора с указанным регистрационным номером и приложения к нему.

2.1.3. Сотрудник Управления ДОУ с момента:

а) получения от сотрудника ПУ поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);

б) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы одного из учредителей с каждой стороны – в течение 2 (двух) рабочих дней при дате заключения договора (дополнительного соглашения, спецификации, приложения, соглашения) позднее 29.09.2010 г. между участниками ИС должен:

- проверить наличие проставленных ЭП у участников ИС во всех документах, вынесенных сотрудником ПУ на подпись;

- направить через функцию «Обработать» запись «Прошу подписать «наименование документа» ЭП» участнику ИС, чья подпись отсутствует.

2.1.3.1. Сотрудник Управления ДОУ с момента подписания участниками ИС договора ЭП в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- внести запись в карточке договора во вкладке Исполнение: «Документ подписан ЭП, проверен, переведён в действующий»;

- изменить статус на Действующий, если документ является договором; проставить галочку напротив «Выполнено», если документ является дополнительным соглашением, спецификацией, приложением, соглашением;

- при появлении меню «По какой стороне создать заявку», выбрать «Обработка электронных документов ЭП», далее выбрать участника ИС, который по условиям договора получает оплату.

2.1.4. Сотрудник Управления ДОУ с момента:

а) получения от сотрудника ПУ поручения «Прошу подготовить на подпись» и обязательного указания наименования файлов документов для распечатки (либо даты и времени комментария, в котором документы вложены);

б) получения поручения «Прошу подготовить как безотлагательный» от представителя организации при наличии положительной визы одного из учредителей участника ИС – в течение 2 (двух) рабочих дней при подготовке документов между контрагентом и участником ИС должен:

- распечатать договор и приложения к нему в количестве экземпляров, равном количеству сторон договора, если иное количество не указано сотрудником ПУ в карточке договора;