Утративший силу
6.13.2. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании Экспертной комиссии, которая проводит экспертизу ценности документов. В состав Экспертной комиссии входят представители организации-владельца документации, сотрудника Архива и других компетентных лиц в зависимости от вида документа.
6.14.1. Безвозвратное изъятие документов осуществляется по инициативе собственника либо уполномоченного лица, действующего на основании доверенности.
6.14.2. Подготовка документации производится в течении 3-х дней с момента подачи соответствующей заявки и передается по Акту приема-передачи.
6.14.3. При выдаче оригиналов документации всю ответственность по п.4.5 данного СТО несет получатель.
7.1.1. Для удобства пользования нормативной документацией внешнего происхождения создается и актуализируется информационно-поисковая справочная система, ресурс dokipedia.ru. Актуализация баз данных осуществляется поставщиками баз данных на основании заключенных договоров. При самостоятельной распечатке нормативной документации с электронного или бумажного носителя сотрудник обязан поставить на обложке отметку «Справочная документация» с целью предотвращения использования устаревших экземпляров нормативной документации.
7.1.2. Управление нормативной документацией, относящейся к деятельности организации, осуществляет директор организации или уполномоченное им лицо.
7.2.1. Требования к управление договорной документацией установлены в СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.
7.3.1. Все Правоустанавливающие документы, получаемые исполнителем из внешних органов, должны поступать в Управление ДОУ для обработки (сканирования, заведения в СЭД) передачи в Архив, не позднее 1 (одного) рабочего дня следующего за днем получения документов. Документы непосредственно связанные с назначением/сменой ЕИО в организации также должны поступать в Управление ДОУ для обработки (сканирования, заведения в СЭД) и передачи в Архив не позднее 1 (одного) рабочего дня следующего за днем их подписания Учредителями (акционерами, участниками).
7.4.1. Требования к управлению стандартами и виды стандартов установлены в СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов"
7.4.2. Управление Политикой в области качества и Руководством по качеству осуществляется в соответствии ИСО 9001 и ИСО/ТО 10013. Особые требования к управлению указанными документами устанавливаются в Руководстве по качеству организации. Разработку указанных документов инициирует руководитель организации при принятии решения о разработке и внедрении СМК в организации по требованиям ИСО 9001.
7.5.1. Принятие управленческих решений и сами решения документируются приказами руководителя организации, протоколами совещаний у руководства.Приказы формируются в электронном виде в БД "Канцелярия/Приказы", протоколы формируются в БД "Канцелярия/Протоколы". На каждый приказ/протокол создается отдельная карточка документа.
7.5.2. Текст приказа печатается на специальном бланке и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся "______________". Подготовленный приказ направляется на согласование директору. После положительного согласования разработчик направляет приказ в Управление ДОУ с поручением "Распечатать и подписать документ". Приказы требующие ознакомления сотрудников (вне Управления ДОУ) ставятся на контроль сроком на 3 (три) рабочих дня (контролер сотрудник Управления ДОУ) и направляются на ознакомление курьером, при наличии заявки, либо передаются директору для ознакомления сотрудников.
7.5.3. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой. Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты. В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения. Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.
7.5.4. В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
7.5.5. До представления на подпись проект приказа должен согласовываться с директором и другими заинтересованными структурными подразделениями
7.5.6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутсвовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже. Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).
7.5.7. Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
7.6.1. Документы данной системы должны оформляться в соответствии с требованиями данного СТО. Исходящие письма формируются в электронном виде в формате .pdf в разделе Канцелярия-Исходящие. Текст исходящего письма предоставляется на бланке организации. До предоставления на подпись, проект исходящего письма должен согласовываться с директором организации (при необходимости с другими заинтересованными структурными подразделениями).
7.6.2. Входящие письма, приложениями к которым является (договорная документация, первичная учетная документация), заводятся в базу Канцелярия-Входящие со ссылкой на приложение, заведенное в соответствующий раздел Лотуса. После заведения входящего письма в карточку приложения добавляется перекрестная ссылка на входящее письмо для уточнения вида получения документа.
7.7.1. Управление технической документацией осуществляется в соответствии с требованиями, установленными .в нормативных документах, стандартах организации в зависимости от вида документа.
7.7.2. Требования к приему, регистрации, обработке и хранению технической документации установлены в разделе 6 (пп. 6.3, 6.4, 6.11).
7.8.1. Управление финансовой и бухгалтерской документацией осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в нормативных документах, данном СТО и других стандартах организации в зависимости от вида документа.
7.8.2.1. Заявления о выдачи справки 2 НДФЛ принимаются в Управлении ДОУ. Сотрудник Управления ДОУ сканирует заявление и создает карточку заявления в СЭД и направляет на исполнение в расчетный отдел.
7.8.2.2. Сотрудник расчетного отдела в течение 3-х рабочих дней готовит справку, прикрепляет ее в карточку заявления и направляет поручение о необходимости распечатать и подписать документ в Управление ДОУ.
7.8.2.3. Сотрудник Управления ДОУ в течение 1 рабочего дня распечатывает справку и направляет на подпись директору.
7.8.2.4. После подписания справки сотрудник Управления ДОУ проставляет печать и передает заявителю под роспись о вручении на заявлении о выдачи справки 2-НДФЛ.
7.8.3. Порядок работы с входящими актами выполненных работ, услуг, счетами на оплату, счет-фактурами, товарными накладными, формами КС2, КС3 и прочими ПУД.
Входящие акты выполненных работ, услуг, счета на оплату, счета-фактуры, товарные накладные, (формы КС2, КС3) и прочие ПУД принимаются в Управлении ДОУ.
- наличие спецификации спецификации договору, за исключением договоров, предусмотренных СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.
7.8.3.2. При несоответствии документов обязательным реквизитам и договору сотрудник Управления ДОУ уведомляет директора о несоответствии документа обязательным реквизитам или договору и просит подготовить письмо с мотивированным отказом. Такие документы возвращаются контрагенту на доработку .
7.8.3.3. При полном соответствии документа обязательным реквизитам сотрудник Управления ДОУ создает карточку ПУД. При создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании" .
7.8.3.4. В созданную карточку ПУД прикрепляется сканированный Входящий документ и направляется на согласование (исполнителю по договору/ответственное лицо по договору), автоматически устанавливается срок согласования 2 раб дня (с учетом субботы и воскресенья, без учета праздничных дней по производственному графику, расчетную дату можно будет исправить вручную). В случае, если исполнитель в установленный срок не согласовал документ, ему ежедневно, 3 раза приходит уведомление о том, что «Вы просрочили согласование документа на ___ день/дней. Автоматически документ не становится согласованным. После согласования документа исполнителем (независимо от результата согласования) документ автоматически направляется на подписание директору (представитель фирмы со стороны Организация). Подписание выполняется в отдельной закладке., формы КС2, КС3 направляются менеджеру по договорной работе. Менеджер по договорной работе самостоятельно устанавливает цикл согласования. После отрицательного согласования документу присваивается стадия "Отклоненный документ", во вкладку дополнительная информация прикрепляется мотивированный отказ в подписании документа и такой документ возвращается отправителю. После положительного согласования документ автоматически поступает в Управление ДОУ документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ. Если директор отклонил документ ему присваивается стадия - Отклоненный документ.