Утративший силу
10.2. Планирование, организацию и проведение проверок осуществляет специально созданная комиссия. Председателем комиссии является директор консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ), членами комиссии являются сотрудники Управления ДОУ и Архива по усмотрению председателя комиссии.
10.3. Планирование проведения проверок и составление Плана проверок (по форме Приложения В) осуществляет директор директор консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ) ежегодно в начале календарного года с учетом следующих обязательных условий:
– структурные подразделения других организаций - Заказчиков, которые включаются в область проверки, определяются по усмотрению директора консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ).
10.4. По результатам проведенной проверки комиссия в течение 1 (одного) рабочего дня должна составить Акт (по форме Приложения Г).
11.1. Услуга курьерской доставки документов предоставляется с целью оперативного информационного и документационного обеспечения.
11.2. Курьерская доставка осуществляется сотрудниками Управления ДОУ в пределах города Челябинска и Челябинской области. Курьерская доставка за пределы Челябинской области осуществляется с привлечением сторонних курьерских служб.
11.3. Прием заказов на курьерскую доставку документов осуществляется в рабочие дни с понедельника по пятницу с 8.00 до 17.00.
11.4. Для заказа услуги по курьерской доставке необходимо направить заявку, согласованную директором организации-владельца документации:
– Для курьерской доставки по г. Челябинску и области - заявку и заполненную накладную в СЭД в модуле «Заявки на курьерскую доставку». Отправление передается в Управление ДОУ. Сотрудник Управления ДОУ при приеме отправления в присутствии Отправителя должен удостовериться, что содержимое отправления соответствует указанным в накладной данным. Вес одного отправления не должен превышать 10 кг.
– Для курьерской доставки по территории ул. Каслинской, д.5 и дополнительных офисов в базе «Заявки на поиск и доставку»).
– ОБЫКНОВЕННАЯ ДОСТАВКА (в течение следующего рабочего дня): Заказ на доставку документов принятый с 8-00 до 12-00 будет выполнен до 12-00 следующего после заказа рабочего дня. Заказ принятый после 12-00, будет считаться полученным на следующий рабочий день, и соответственно, выполнении через 1 рабочий день до 12-00.
– СРОЧНАЯ ДОСТАВКА (в течение половины рабочего дня): Заказ, принятый до 12-00 в любой рабочий день, будет выполнен до 17-00 того же дня. Заказ принятый после 12-00, но до 17-00 будут выполнен до 12-00 следующего рабочего дня.
11.5.2. При доставке документации из Архива по территории офиса на улице Каслинской дом 5 и дополнительных офисов.
– ОБЫКНОВЕННАЯ ДОСТАВКА: Заказ, принятый до 12-00 в любой рабочий день, будет выполнен до 17-00 того же дня. Заказ принятый после 12-00, но до 17-00 будут выполнен до 12-00 следующего рабочего дня.
– СРОЧНАЯ ДОСТАВКА: Заказы со срочной доставкой принимаются в любое рабочее время. Заказ выполняется в течение 20-30 мин. после получения правильно оформленной Заявки. Заказ принятый после 16-30, но до 17-00 будет выполнен до 8-30 следующего рабочего дня.
Документация из архива выдается только курьеру. При передаче документации Заказчику ставиться отметка о вручении на акте, который является сопроводительным документом. Акт приема-передачи с отметкой о вручении возвращается в Архив.
11.6. по г. Челябинску и области: сотрудник Управления ДОУ сообщает Отправителю информацию о произведенной доставке отправления в соответствующей служебной записке Отправителя (ставиться отметка об исполнении, прикрепляется письмо, накладная с отметкой о вручении).
11.7. по территории офиса на улице Каслинской дом 5 и дополнительных офисов: Повторная доставка осуществляется только при отправке повторной заявки. При отсутствии требуемого документа в Архиве в Заявке ставится соответствующая отметка, и принимаются меры по его поиску. Контроль возврата документа по истечении срока осуществляется сотрудником Архива. По истечении срока возврата Заказчику и директору организации-владельца документации направляется соответствующее уведомление.
11.8. В случае отсутствия Получателя в указанном месте, в указанное время курьер должен сделать соответствующую отметку в накладной. В случае отказа от принятия документа адресатом – курьер должен запросить отметку об отказе принятия документа (причине отказа) в письменном виде в накладной и известить об этом Отправителя. Такие отправления возвращаются Отправителю и должны быть оплачены.
12.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандарта по представлению Управляющего проектом и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов".
12.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в Архиве в условиях, исключающих его порчу, несанкционированный доступ или утерю.
Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения по Перечню | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 |
Нормативная документация - 1 | |||
| 1-01 | Законодательные акты, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ и пр. | Пост. | В электронном виде (базы данных) |
| 1-02 | Технические регламенты, МС, ГОСТы, СНиПы, СП, РД и пр. | Пост. | В электронном виде (базы данных) |
| 1-03 | Постановления Администрации Челябинской области, и пр. | Пост. | В электронном виде (базы данных) |
Судебно претензионные – 2 | |||
| 2-01 | Претензии | ||
| 2-02 | судебные дела | По истечении процессуальных сроков на обжалование решения и исполнения производства | |
| 2-02-01 | определение о принятии | ||
| 2-02-02 | исковые дела | ||
| 2-03 | доверенности на представление интересов организаций в правоохранительных органах. | ||
Договорная документация – 3 | |||
| 3-1 | Договор по основной деятельности организации | 5 л. | |
| Договор реализации недвижимости | |||
| Договор на управление многоквартирным домом | |||
| 3-2 | Протокол разногласий к договору | 5 л. | |
| 3-3 | Дополнительное соглашение к договору | 5 л. | |
| 3-4 | Соглашение о расторжении договора | 5 л. | |
| 3-5 | Приложения к договору | ||
| 3-6 | Прочие документы | ||
Правоустанавливающая документация - 4 | |||
| 4-01 | Устав | Пост. | |
| 4-02 | Изменения к уставу | Пост. | |
| 4-03 | Лицензия | Пост. | |
| 4-04 | Свидетельство государственной регистрации ЮЛ | Пост. | |
| 4-05 | Свидетельство на право осуществления деятельности | Пост. | |
| 4-06 | Свидетельство о постановке на налоговый учет | Пост. | |
| 4-07 | Свидетельство о государственной регистрации права | Пост. | |
| 4-08 | Свидетельство о внесении изменении в ЕГРЮЛ | 30 дней | |
| 4-09 | Выписка из ЕГРЮЛ | 3 дня | |
| 4-10 | доверенности на представление интересов регистрационных органов | ||
| 4-11 | доверенности на исполняющего обязанности | ||
| 4-12 | Прочие документы | ||
Общесистемная документация СМК - 5 | |||
| 5-1 | Политика в области качества | Пост. | 1 г. после ЗН |
| 5-2 | Руководство по качеству | Пост. | 1 г. после ЗН |
| 5-3 | Стандарты организации (СТО) | Пост. | 1 г. после ЗН |
| 5-4 | Стандартный типовой договор (СТД) | Пост. | 1 г. после ЗН |
| 5-5 | Положение по оплате труда "Успешной организации" | Пост. | 3 г. после ЗН |
| 5-6 | Положение по ценообразованию продукта реализации | Пост. | 3 г. после ЗН |
| Методологические инструкции | |||
Распорядительная документация – 6 | |||
| 6-1 | Приказы, распоряжения и указания по основной деятельности организации | 75 л | |
| 6-2 | Приказы, распоряжения и указания по административно-хозяйственной деятельности организации | 5 л | |
| 6-3 | Решение высшего органа управления обществом | Пост. | |
| 6-4 | Протоколы совещаний | 5 л | |
Справочно-информационная документация – 7 | |||
| 7-1 | Входящие и исходящие письма | 5 л. | |
| 7-2 | Докладные и служебные записки | 5 л. | |
| 7-3 | Факс, телеграмма | 3 г. | |
| 7-4 | Объяснительная записка | 5 л. | |
| 7-5 | Справка | По решению ЭК | В зависимости от вида |
| 7-6 | Дополнительная справочная информация | Пост. | |
| 7-7 | Номенклатура дел | Пост. | после ЗН |
| 7-8 | Прочие документы | ||
Кадровая документация – 8 | |||
| 8-1 | Приказы по личному составу | 75 л. ЭК ст. 6 п. б | О предоставлении очередных и учебных отпусков – 5 л. |
| 8-2 | Личные дела (личные карточки, заявления, трудовые договоры, обязательства, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы и т.д.): | ||
| 8-2-1 | а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Пост. Ст. 337, 338, 339 | |
| 8-2-2 | б) работников | 75 л., ЭК ст. 337, 338, 339 | |
| 8-3 | Личные дела (личные карточки, заявления, трудовые договоры, обязательства, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы и т.д.) лиц, не принятых на работу | 1 г. Ст. 341 | |
| 8-4 | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.д.) | До востребования ст. 342 | Невостребованные – не менее 50 лет |
| 8-5 | Книги, журналы, карточки учета: | ||
| 8-5-1 | а) движения трудовых книжек и вкладышей к ним; | 50 л. Ст. 358 | |
| 8-5-2 | б) выдачи справок о стаже, месте работы | 3 г. Ст. 358 | |
| 8-6 | Штатное расписание | Пост. | после ЗН |
| 8-7 | Должностные инструкции | Пост. | 3 г. после ЗН |
| 8-8 | Положение о структурных подразделениях | Пост. | 3 г. после ЗН |
| 8-9 | Прочие документы | ||
Техническая документация – 9 | |||
| 9-1 | Исходные данные (ТУ, решения, геология, геодезия, разрешение на строительство, проект планировки) | Пост. | |
| 9-2 | Проектная документация (в т.ч. проект производства работ, технологическая карта и пр.) | Пост. | |
| 9-3 | Исполнительная документация (исполнительные схемы, съемки, общий и специальные журналы работ, документы удостоверяющие качество используемых материалов, конструкций, изделий и оборудования, акты, протоколы и пр.) | Пост. | |
| 9-4 | Прочие документы | Пост. | |
Финансовая и бухгалтерская документация – 10 | |||
| Документы по движению основных средств | |||
| 10-1 | Документы по движению основных средств, стоимостью более 20 тыс.руб | 5 лет, ст.150 | |
| 10-2 | Документы по движению основных средств, стоимостью менее 20 тыс.руб | 5 лет, ст.150 | |
| Материальные отчеты по МПЗ | |||
| 10-3 | Отчеты об использовании материалов заказчиков | 5 лет, ст.150 | |
| 10-4 | Отчеты по топливу | 5 лет, ст.150 | |
| 10-5 | Отчет об использовании давальческого сырья | ||
| 10-6 | Акты на списание | 5 лет, ст.150 | |
| 10-7 | Кассовая книга | 5 лет, ст.150 | |
| 10-8 | Отчеты по кассе | 5 лет, ст.150 | |
| 10-9 | Отчеты кассира | 5 лет, ст.150 | |
| 10-10 | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов | 5 лет, ст.150 | |
| 10-11 | Журнал регистрации платежных документов | 5 лет, ст.150 | |
| 10-12 | Выписки банка | 5 лет, ст.150 | |
| 10-13 | Выписки банка по расчетным счетам | 5 лет, ст.150 | |
| 10-14 | Выписки банка по ссудным счетам | 5 лет, ст.150 | |
| 10-15 | Документы по поступлению в организацию ОС и ТМЦ (счета-фактуры; накладные) | ||
| 10-16 | Документы по поступлению работ и услуг (акты выполненных работ, справка о стоимости выполненных работ и затрат | ||
| 10-17 | Документы по реализации товаров, работ, услуг | 5 лет, ст.193д | |
| 10-18 | Счета-фактуры полученные | ||
| 10-19 | Накладные | ||
| 10-20 | Акты выполненных работ | ||
| 10-21 | Документы по оплате труда | ||
| 10-22 | Заявления на предоставление вычетов по НДФЛ | 75 лет, ст.155 | |
| 10-23 | документы по начислению заработной платы и удержаниям из нее | 75 лет, ст.155 | |
| 10-24 | Расчетно-платежные ведомости | 75 лет, ст.155 | |
| 10-25 | Табели учета рабочего времени | 5 лет, ст.155 | |
| 10-26 | Листки временной нетрудоспособности | 5 лет, ст.475 | |
| 10-27 | Документы по начислению и выплате прочих пособий | 5 лет, ст.155 | |
| 10-28 | Документы по начислению компенсационных выплат | 5 лет, ст.155 | |
| 10-29 | Исполнительные листы | 5 лет, ст.162 ДМН | |
| 10-30 | Своды по заработной плате | 5 лет, ст.155 | |
| 10-31 | Индивидуальные карточки сумм начисленного ЕСН | 5 лет, ст.155 | |
| 10-32 | Ведомости зачисления денежных средств на счета сотрудников | 5 лет, ст.155 | |
| 10-33 | Записки-расчеты | 5 лет, ст.155 | |
| 10-34 | Записки-расчеты о предоставлении отпусков сотрудников по форме Т-60 | 5 лет, ст.155 | |
| 10-35 | Записки-расчеты об увольнении сотрудника по форме Т-61 | 5 лет, ст.155 | |
| 10-36 | Приказы о премировании сотрудников | 75 лет, ст.193л | |
| 10-37 | Расчеты с подотчетными лицами | ||
| 10-38 | Авансовые отчеты | 5 лет, ст.150 | |
| 10-39 | Отчетность | ||
| 10-40 | Налоговые расчеты и налоговые декларации ЕСН | 5 лет, ст.170 | |
| 10-41 | Налоговые расчеты по страховым взносам в ПФ | 5 лет, ст.170 | |
| 10-42 | Отчетность по НДФЛ | 5 лет, ст.170 | |
| 10-43 | Отчетность в ФСС | 5 лет, ст.170 | |
| 10-44 | Отчетность в ПФ | 5 лет, ст.170 | |
| 10-45 | Отчетность по налогу на прибыль | 5 лет, ст.170 | |
| 10-46 | Отчетность по НДС | 5 лет, ст.170 | |
| 10-47 | Отчетность по налогу на имущество | 5 лет, ст.170 | |
| 10-48 | отчетность по транспортному налогу | 5 лет, ст.170 | |
| 10-49 | отчетность по другим налогам и сборам | 5 лет, ст.170 | |
| 10-50 | Статистическая отчетность | 5 лет, ст.170 | |
| 10-51 | Акты сверок | ||
| 10-52 | Акты сверок с контрагентами (поставщики, подрядчики, заказчики) | 5 лет, ст.177 | |
| 10-53 | Акты сверок с налоговыми органами и внебюджетними фондами | 5 лет, ст.177 | |
| 10-54 | Документы по инвентаризациям | 5 лет, ст.192 | |
| 10-55 | Документы по движению ценных бумаг | постоянно, ст.27 | |
| 10-56 | Регистры бухгалтерского учета | ||
| 10-57 | Оборотно-сальдовые ведомости, главная книга | 5 лет, ст.148 | |
| 10-58 | Справки по закрытию периода | 5 лет, ст.148 | |
| 10-59 | Бухгалтерские справки | 5 лет, ст.113 | |
Примечание. Сроки хранения документов должны устанавливаться в зависимости от вида документа в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», в ред. решения Росархива от 27.10.2003., «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 1182 от 31.07.2007.