Утративший силу
9.7. Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.
9.8. Текст документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения. Содержание документов не должно противоречить действующему законодательству.
9.9. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.
9.10. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:
- справочные данные об Организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете).
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например "Приказ", "Распоряжение" и т.п.
10.1. Целью проведения контрольных проверок рабочих мест сотрудников организаций (далее – проверка) является контроль за соблюдением сотрудников организаций установленных требований по управлению документацией, выявление на рабочих местах оригиналов документов, подлежащих передаче на хранение в Архив.
10.2. Планирование, организацию и проведение проверок осуществляет специально созданная комиссия. Председателем комиссии является директор консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ), членами комиссии являются сотрудники Управления ДОУ и Архива по усмотрению председателя комиссии.
10.3. Планирование проведения проверок и составление Плана проверок (по форме Приложения В) осуществляет директор директор консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ) ежегодно в начале календарного года с учетом следующих обязательных условий:
– структурные подразделения других организаций - Заказчиков, которые включаются в область проверки, определяются по усмотрению директора консалтинговой организации (в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ).
10.4. По результатам проведенной проверки комиссия в течение 1 (одного) рабочего дня должна составить Акт (по форме Приложения Г).
11.1. Услуга курьерской доставки документов предоставляется с целью оперативного информационного и документационного обеспечения.
11.2. Курьерская доставка осуществляется сотрудниками Управления ДОУ в пределах города Челябинска и Челябинской области. Курьерская доставка за пределы Челябинской области осуществляется с привлечением сторонних курьерских служб.
11.3. Прием заказов на курьерскую доставку документов осуществляется в рабочие дни с понедельника по пятницу с 8.00 до 17.00.
11.4. Для заказа услуги по курьерской доставке необходимо направить заявку, согласованную директором организации-владельца документации:
– Для курьерской доставки по г. Челябинску и области - заявку и заполненную накладную в СЭД в модуле «Заявки на курьерскую доставку». Отправление передается в Управление ДОУ. Сотрудник Управления ДОУ при приеме отправления в присутствии Отправителя должен удостовериться, что содержимое отправления соответствует указанным в накладной данным. Вес одного отправления не должен превышать 10 кг.
– Для курьерской доставки по территории ул. Каслинской, д.5 и дополнительных офисов в базе «Заявки на поиск и доставку»).
– ОБЫКНОВЕННАЯ ДОСТАВКА (в течение следующего рабочего дня): Заказ на доставку документов принятый с 8-00 до 12-00 будет выполнен до 12-00 следующего после заказа рабочего дня. Заказ принятый после 12-00, будет считаться полученным на следующий рабочий день, и соответственно, выполнении через 1 рабочий день до 12-00.
– СРОЧНАЯ ДОСТАВКА (в течение половины рабочего дня): Заказ, принятый до 12-00 в любой рабочий день, будет выполнен до 17-00 того же дня. Заказ принятый после 12-00, но до 17-00 будут выполнен до 12-00 следующего рабочего дня.
11.5.2. При доставке документации из Архива по территории офиса на улице Каслинской дом 5 и дополнительных офисов.
– ОБЫКНОВЕННАЯ ДОСТАВКА: Заказ, принятый до 12-00 в любой рабочий день, будет выполнен до 17-00 того же дня. Заказ принятый после 12-00, но до 17-00 будут выполнен до 12-00 следующего рабочего дня.
– СРОЧНАЯ ДОСТАВКА: Заказы со срочной доставкой принимаются в любое рабочее время. Заказ выполняется в течение 20-30 мин. после получения правильно оформленной Заявки. Заказ принятый после 16-30, но до 17-00 будет выполнен до 8-30 следующего рабочего дня.
Документация из архива выдается только курьеру. При передаче документации Заказчику ставиться отметка о вручении на акте, который является сопроводительным документом. Акт приема-передачи с отметкой о вручении возвращается в Архив.
11.6. по г. Челябинску и области: сотрудник Управления ДОУ сообщает Отправителю информацию о произведенной доставке отправления в соответствующей служебной записке Отправителя (ставиться отметка об исполнении, прикрепляется письмо, накладная с отметкой о вручении).
11.7. по территории офиса на улице Каслинской дом 5 и дополнительных офисов: Повторная доставка осуществляется только при отправке повторной заявки. При отсутствии требуемого документа в Архиве в Заявке ставится соответствующая отметка, и принимаются меры по его поиску. Контроль возврата документа по истечении срока осуществляется сотрудником Архива. По истечении срока возврата Заказчику и директору организации-владельца документации направляется соответствующее уведомление.
11.8. В случае отсутствия Получателя в указанном месте, в указанное время курьер должен сделать соответствующую отметку в накладной. В случае отказа от принятия документа адресатом – курьер должен запросить отметку об отказе принятия документа (причине отказа) в письменном виде в накладной и известить об этом Отправителя. Такие отправления возвращаются Отправителю и должны быть оплачены.