7.8.3.3. При полном соответствии документа обязательным реквизитам сотрудник Управления ДОУ создает карточку ПУД. При создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании" .

7.8.3.4. В созданную карточку ПУД прикрепляется сканированный Входящий документ и направляется на согласование (исполнителю по договору/ответственное лицо по договору), автоматически устанавливается срок согласования 2 раб дня (с учетом субботы и воскресенья, без учета праздничных дней по производственному графику, расчетную дату можно будет исправить вручную). В случае, если исполнитель в установленный срок не согласовал документ, ему ежедневно, 3 раза приходит уведомление о том, что «Вы просрочили согласование документа на ___ день/дней. Автоматически документ не становится согласованным. После согласования документа исполнителем (независимо от результата согласования) документ автоматически направляется на подписание директору (представитель фирмы со стороны Организация). Подписание выполняется в отдельной закладке., формы КС2, КС3 направляются менеджеру по договорной работе. Менеджер по договорной работе самостоятельно устанавливает цикл согласования. После отрицательного согласования документу присваивается стадия "Отклоненный документ", во вкладку дополнительная информация прикрепляется мотивированный отказ в подписании документа и такой документ возвращается отправителю. После положительного согласования документ автоматически поступает в Управление ДОУ документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ. Если директор отклонил документ ему присваивается стадия - Отклоненный документ.

7.8.3.5. Когда документ распечатан и ожидает ручной подписи директора, сотрудник Управления ДОУ передает документ на подпись, меняя вручную стадию документа - На подписании.

7.8.3.6. После подписания документ сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД, после чего направляется в бухгалтерию, автоматически присваивается стадия - Подписан, направлен в бухгалтерию.

7.8.3.7. После отражения документа в 1С, ответственным бухгалтером вручную проставляется стадия - Проведенный после этого документ автоматически возвращается в ДОУ автору/регистратору карточки. Стадия - Документ на доработке - автоматически присваивается, когда ответственный бухгалтер отправляет документ с указанными замечаниями ответственному лицу (через кнопку обработать «Отправить на доработку», ответственное лицо заполняется вручную) и автору/регистратору карточки.

7.8.3.8. Документ передается на хранение в архив, после чего вручную сотрудником ДОУ меняется стадия - Передан в архив.

7.8.3.9. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу документа.

7.8.3.10. Экземпляр контрагента передается нарочно, курьером или направляется почтой.

7.8.4.1. Внутренний Акт оказанных услуг создается ответственным лицом (экономистом) в 1С на основе договора и спецификации.

7.8.4.2. Ответственное лицо выгружает созданный документ из 1С в СЭД (база ПУД) при создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании", после чего направляет документ на согласование директорам организаций Заказчика и Исполнителя.

а) при "-" согласовании директор - Исполнитель (экономист) отрабатывает замечания. документу присваивается стадия - Отклоненный документ.

б) при "+" согласовании автоматически приходит уведомление в Управление ДОУ о необходимости распечатать и подписать документ, документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ.

7.8.4.3. Сотрудник Управления ДОУ проверяет наличие положительных виз и распечатывает документ с журналом согласования в 1 экземпляре и направляет его на подпись. Когда документ распечатан и ожидает ручной подписи директора, сотрудник Управления ДОУ меняет в ручную стадию документа - На подписании.

7.8.4.4. После подписания документ сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию. автоматически присваивается стадия - Подписан, направлен в бухгалтерию.

7.8.4.5. Бухгалтер проводит документ в 1С, после отражения документа в 1С, ответственным бухгалтером вручную проставляется стадия - Проведенный после этого документ автоматически возвращается в ДОУ автору/регистратору карточки. Стадия - Документ на доработке - автоматически присваивается, когда ответственный бухгалтер отправляет документ с указанными замечаниями ответственному лицу (через кнопку обработать «Отправить на доработку», ответственное лицо заполняется вручную) и автору/регистратору карточки.

7.8.4.6. Документ передается на хранение в архив. после чего вручную сотрудником ДОУ меняется стадия - Передан в архив.

7.8.4.7. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу Акта.

Внутренние КС2, КС3 создаются ответственным лицом в 1С на основе договора и спецификации.

7.8.5.1. Ответственное лицо выгружает созданный документ из 1С в СЭД (база ПУД) при этом в карточку КС прикрепляются ссылки на согласованные Акт качества и Отчет об использовании материалов Заказчика, после чего направляет его на согласование.

а) при "-" согласовании ответственное лицо отрабатывает замечания.

б) при "+" согласовании автоматически приходит уведомление в Управление ДОУ о необходимости распечатать и подписать документ.

7.8.5.2. Сотрудник Управления ДОУ распечатывает документ с журналом согласования в 1 экземпляре и направляет его на подпись.

7.8.5.3. После подписания документа он сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию.

7.8.5.4. Бухгалтер проводит документ в 1С после чего ответственному лицу приходит автоматическое уведомление о проведении документа.

7.8.5.5. Документ передается на хранение в архив. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу КС.

8.1. Для создания шаблона документа необходимо направить в Управление ДОУ (руководителю Управления ДОУ и директору консалтинговой организации, в структуру которой входит Управление ДОУ) посредством СЭД Заявку (поручение) на создание шаблона документа. В Заявке необходимо:

а) указать цель создания нового шаблона документа;

б) указать вид документа;

в) указать переменные поля документа;

г) указать ссылку на стандарт, содержащий описание процесса, в результате которого появляется документ, шаблон которого предлагается создать;

д) приложить образец (форму) документа;

е) приложить образец заполненного документа по предлагаемому шаблону.

8.2. После получения Заявки в течение 5 (пяти) рабочих дней определяется возможность унификации предлагаемого документа, в том числе согласуется возможность автоматизации создания документов в СЭД по предлагаемому шаблону с руководителем консалтинговой организации, осуществляющей инженерно-техническое сопровождение:

а) при положительном согласовании с руководителем консалтинговой организации, осуществляющей инженерно-техническое сопровождение, в заявке указывается срок ее выполнения.

б) при отрицательном согласовании заявка либо возвращается на доработку с указанием перечня вопросов, либо в заявке указывается мотивированный отказ.

9.1. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи пр.), далее по тексту именуемых реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных документов и стандартов организации.

9.2. К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся: подпись, дата документа, печать, гриф утверждения документа, регистрационный номер документа.

9.3. Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".

9.4. Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.

9.5. Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.). Порядок проставления печатей установлен в СТО СМК 82.19.13 Требования к хранению, учету и уничтожению печатей и штампов. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.

9.6. Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников организации. Обязательному утверждению директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:

- устав Организации, положения о филиалах;

- стандарты;

- штатные расписания;

- акты проверок, акты приема-передачи;

- должностные инструкции;