7.6.1. Документы данной системы должны оформляться в соответствии с требованиями данного СТО. Исходящие письма формируются в электронном виде в формате .pdf в разделе Канцелярия-Исходящие. Текст исходящего письма предоставляется на бланке организации. До предоставления на подпись, проект исходящего письма должен согласовываться с директором организации (при необходимости с другими заинтересованными структурными подразделениями).

7.7.1. Управление технической документацией осуществляется в соответствии с требованиями, установленными .в нормативных документах, стандартах организации в зависимости от вида документа.

7.7.2. Требования к приему, регистрации, обработке и хранению технической документации установлены в разделе 6 (пп. 6.3, 6.4, 6.11).

7.8.1. Управление финансовой и бухгалтерской документацией осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в нормативных документах, данном СТО и других стандартах организации в зависимости от вида документа.

7.8.2.1. Заявления о выдачи справки 2 НДФЛ принимаются в Управлении ДОУ. Сотрудник Управления ДОУ сканирует заявление и создает карточку заявления в СЭД и направляет на исполнение в расчетный отдел.

7.8.2.2. Сотрудник расчетного отдела в течение 3-х рабочих дней готовит справку, прикрепляет ее в карточку заявления и направляет поручение о необходимости распечатать и подписать документ в Управление ДОУ.

7.8.2.3. Сотрудник Управления ДОУ в течение 1 рабочего дня распечатывает справку и направляет на подпись директору.

7.8.2.4. После подписания справки сотрудник Управления ДОУ проставляет печать и передает заявителю под роспись о вручении на заявлении о выдачи справки 2-НДФЛ.

Входящие акты выполненных работ, услуг, счета на оплату, счета-фактуры, товарные накладные, (формы КС2, КС3) и прочие ПУД принимаются в Управлении ДОУ.

После приема указанных документов сотрудник Управления ДОУ в течение 3-5 рабочих дней должен:

7.8.3.1. Проверить следующие обязательные реквизиты:

- наименование сторон ПУД,

- наличие номера, даты договора на документе,

- наличие действующего договора,

- наличие спецификации спецификации договору, за исключением договоров, предусмотренных СТО СМК 82.19.13 Управление договорами.

7.8.3.2. При несоответствии документов обязательным реквизитам и договору сотрудник Управления ДОУ уведомляет директора о несоответствии документа обязательным реквизитам или договору и просит подготовить письмо с мотивированным отказом. Такие документы возвращаются контрагенту на доработку .

7.8.3.3. При полном соответствии документа обязательным реквизитам сотрудник Управления ДОУ создает карточку ПУД. При создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании" .

7.8.3.4. В созданную карточку ПУД прикрепляется сканированный Входящий документ и направляется на согласование (исполнителю по договору/ответственное лицо по договору), автоматически устанавливается срок согласования 2 раб дня (с учетом субботы и воскресенья, без учета праздничных дней по производственному графику, расчетную дату можно будет исправить вручную). В случае, если исполнитель в установленный срок не согласовал документ, ему ежедневно, 3 раза приходит уведомление о том, что «Вы просрочили согласование документа на ___ день/дней. Автоматически документ не становится согласованным. После согласования документа исполнителем (независимо от результата согласования) документ автоматически направляется на подписание директору (представитель фирмы со стороны Организация). Подписание выполняется в отдельной закладке., формы КС2, КС3 направляются менеджеру по договорной работе. Менеджер по договорной работе самостоятельно устанавливает цикл согласования. После отрицательного согласования документу присваивается стадия "Отклоненный документ", во вкладку дополнительная информация прикрепляется мотивированный отказ в подписании документа и такой документ возвращается отправителю. После положительного согласования документ автоматически поступает в Управление ДОУ документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ. Если директор отклонил документ ему присваивается стадия - Отклоненный документ.

7.8.3.5. Когда документ распечатан и ожидает ручной подписи директора, сотрудник Управления ДОУ передает документ на подпись, меняя вручную стадию документа - На подписании.

7.8.3.6. После подписания документ сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД, после чего направляется в бухгалтерию, автоматически присваивается стадия - Подписан, направлен в бухгалтерию.

7.8.3.7. После отражения документа в 1С, ответственным бухгалтером вручную проставляется стадия - Проведенный после этого документ автоматически возвращается в ДОУ автору/регистратору карточки. Стадия - Документ на доработке - автоматически присваивается, когда ответственный бухгалтер отправляет документ с указанными замечаниями ответственному лицу (через кнопку обработать «Отправить на доработку», ответственное лицо заполняется вручную) и автору/регистратору карточки.

7.8.3.8. Документ передается на хранение в архив, после чего вручную сотрудником ДОУ меняется стадия - Передан в архив.

7.8.3.9. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу документа.

7.8.3.10. Экземпляр контрагента передается нарочно, курьером или направляется почтой.

7.8.4.1. Внутренний Акт оказанных услуг создается ответственным лицом (экономистом) в 1С на основе договора и спецификации.

7.8.4.2. Ответственное лицо выгружает созданный документ из 1С в СЭД (база ПУД) при создании документа в базе ПУД ему автоматически присваивается стадия "Не на согласовании", после чего направляет документ на согласование директорам организаций Заказчика и Исполнителя.

а) при "-" согласовании директор - Исполнитель (экономист) отрабатывает замечания. документу присваивается стадия - Отклоненный документ.

б) при "+" согласовании автоматически приходит уведомление в Управление ДОУ о необходимости распечатать и подписать документ, документу автоматически присваивается стадия - Утвержденный документ.

7.8.4.3. Сотрудник Управления ДОУ проверяет наличие положительных виз и распечатывает документ с журналом согласования в 1 экземпляре и направляет его на подпись. Когда документ распечатан и ожидает ручной подписи директора, сотрудник Управления ДОУ меняет в ручную стадию документа - На подписании.

7.8.4.4. После подписания документ сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию. автоматически присваивается стадия - Подписан, направлен в бухгалтерию.

7.8.4.5. Бухгалтер проводит документ в 1С, после отражения документа в 1С, ответственным бухгалтером вручную проставляется стадия - Проведенный после этого документ автоматически возвращается в ДОУ автору/регистратору карточки. Стадия - Документ на доработке - автоматически присваивается, когда ответственный бухгалтер отправляет документ с указанными замечаниями ответственному лицу (через кнопку обработать «Отправить на доработку», ответственное лицо заполняется вручную) и автору/регистратору карточки.

7.8.4.6. Документ передается на хранение в архив. после чего вручную сотрудником ДОУ меняется стадия - Передан в архив.

7.8.4.7. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу Акта.

Внутренние КС2, КС3 создаются ответственным лицом в 1С на основе договора и спецификации.

7.8.5.1. Ответственное лицо выгружает созданный документ из 1С в СЭД (база ПУД) при этом в карточку КС прикрепляются ссылки на согласованные Акт качества и Отчет об использовании материалов Заказчика, после чего направляет его на согласование.

а) при "-" согласовании ответственное лицо отрабатывает замечания.

б) при "+" согласовании автоматически приходит уведомление в Управление ДОУ о необходимости распечатать и подписать документ.

7.8.5.2. Сотрудник Управления ДОУ распечатывает документ с журналом согласования в 1 экземпляре и направляет его на подпись.

7.8.5.3. После подписания документа он сканируется и прикрепляется в электронную карточку ПУД после чего направляется в бухгалтерию.

7.8.5.4. Бухгалтер проводит документ в 1С после чего ответственному лицу приходит автоматическое уведомление о проведении документа.

7.8.5.5. Документ передается на хранение в архив. Сотрудник архива присваивает номер дела оригиналу КС.

8.1. Для создания шаблона документа необходимо направить в Управление ДОУ (руководителю Управления ДОУ и директору консалтинговой организации, в структуру которой входит Управление ДОУ) посредством СЭД Заявку (поручение) на создание шаблона документа. В Заявке необходимо: