Утративший силу
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать дубликат ПКО, заявление направляется, ответственному лицу казначейства (кассиру);
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать акт сверки, заявление направляется Начальнику Управления учета и отчетности.
6.3.4.2. В зависимости от вида документа (копия/дубликат) исполнитель готовит запрашиваемый документ. Архив прикрепляет в поле Дополнительная информация скан (копию) документа, в случае если были запрошены дубликаты платежных документов (ПКО) кассир готовит запрашиваемый документ и передает в УДОУ для передачи контрагенту, в случае если запросили акт-сверки, бухгалтерия готовит запрашиваемый документ и прикрепляет в поле Дополнительная информация и направляет в УДОУ для передачи контрагенту.
6.3.4.3. УДОУ распечатывает акт сверки либо копию документа, направляет на подпись директору, проставляет оттиск печати.
6.3.4.4. После того как запрашиваемые документы готовы к передаче, сотрудник УДОУ уведомляет заявителя по телефону о готовности дубликата/заверенной копии и выдает документ под роспись. Документ с отметкой о вручении сканируется и вкладывается в электронную заявку, проставляется отметка об исполнении документа.
Порядок регистрации остальных документов установлен в соответствующих стандартах (в зависимости от вида документа).
- рекламно-информационные документы (газеты, журналы, брошюры, книги, проспекты, плакаты и другие аналогичные документы);
6.3.6. Прием проектной документации (технической системы документации, в том числе, документации по планировке территории, эскизного проекта, цветовых решений фасадов, рабочей документации, сметной документации, информационной модели объекта) осуществляется в Упаравлении ДОУ. Проектная документация передается в Управление ДОУ по накладной в электронном виде на компакт-диске в 1 (одном) экземпляре (формат передаваемых на диске файлов *.pdf и при наличии *.dwfx, для информационной модели *.rvt и при наличии *.dwg, для сметной документации в формате *.rik).
6.3.6.1. Наименования файлов на компакт-диске, содержащих информацию о разделах (частях) проектной документации, должны соответствовать наименованиям таких разделов (частей) проектной документации. При передаче электронного носителя в архив в штампе каждого листа в поле "Подпись" должна стоять электронная подпись:
а также печать на титульном листе проекта. При сдаче корректировки проекта в штамп вносится номер изменения, электронная подпись и дата
6.3.6.2. Сотрудник Управления ДОУ после получения проектной документации в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
6.3.7 При принятии документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить документы по следующим реквизитам (Приложение Ж, Приложение И) и наличие отметки на документе какому разделу перечня ГАСН соответствует сдаваемый документ. Расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.
6.4.1. После регистрации документа (кроме бухгалтерских) сотрудник Управления ДОУ в течение 1 (одного) рабочего дня должен:
- отсканировать документ (кроме документа сканированию также подлежат конверты к заказным налоговым и судебным письмам); файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием отсканированного документа;
- создать электронную карточку документа в соответствующей базе данных в СЭД, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, вложить электронную сканированную копию документа;
- оригинал документа на бумажном носителе вложить/подшить в соответствующее дело для текущего хранения, либо передать на хранение в Архив.
- оригиналы документов системы Судебно-претензионной документации передаются представителю Правового управления под роспись, в течение одного рабочего дня с момента поступления, либо в день поступления, если из содержания письма явствует более ранний срок исполнения документа.
Перечисленные выше действия для проектной документации технической системы документации осуществляет сотрудник Архива.
6.4.2. Исходные данные и исполнительная документация обрабатывается без регистрации. После обработки и размещения в соответствующих разделах, на каждом документе ставиться отметка о занесении в СЭД. Обработанная документация передается для регистрации в Архив.
6.5.1. Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании Заявок в соответствующем модуле в СЭД «Экспертиза-прайс», завизированной директором Владельцем документа или доверенным лицом.
6.5.2. Документы, поступающие в Управление ДОУ для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой синего цвета и разборчивым почерком).
6.5.3. Копия заверяется лицом, уполномоченным удостоверить ее полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
Вид письма | Дополнительная рассылка |
Письма из ИФНС, Пенсионного фонда, Письма банков, Аудиторских фирм | Финансово-экономическое управление консалтинговой организации |
Письма юридического характера (судебные повестки, определения суда, постановления, решения суда, запросы, исковые заявления) | Правовое управление консалтинговой организации |
Коммерческие предложения | Управление маркетинга (начальник отдела организации тендеров и экспертизы цен). Компания, специализирующаяся в области закупок, поставок (директор). |
6.6.3. Требования к дополнительной рассылке устанавливаются внутренними распорядительными документами подписанными директором организации. Эта информация доводится до руководителя УДОУ по СЭД в день регистрации документа.
6.7.1. Решение директора (руководителя организации, уполномоченного руководителя структурного подразделения) по документам отражается в резолюции, которая является основанием для постановки документа на контроль. Резолюция включает фамилию назначенного исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При рассмотрении электронной копии документа (сканированной версии) резолюция проставляется в карточке документа (вкладка «Резолюция руководства»), и документы пересылается исполнителю (или исполнителям).
6.7.2. Документ считается исполненным, если решены по существу все поставленные в нём вопросы и результаты сообщены автору документа.
6.7.4. В электронной копии документа в СЭД в карточке документа должна быть заполнена вкладка «Исполнение».