6.3.2. При принятии внешних документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить целостность вложений, адрес, количество листов входящих документов. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются непосредственно адресату. Ошибочно доставленные входящие документы должны быть возвращены в почтовое отделение. Если обнаруживается некомплектность или повреждение входящих документов, то при регистрации документа в журнале регистрации документов делается соответствующая отметка.

6.3.3. Документ должен быть зарегистрирован в день поступления в Управлении ДОУ. Регистрация документа предполагает:

– проставление штампа для регистрации документов;

– присвоение регистрационного номера документу, указание даты;

– занесение данных в журнал регистрации документов.

Исходящие документы, на которых отсутствуют обязательные реквизиты (наименование вида документа, подпись, адресат, дата и пр.), к регистрации не принимаются.

Все конверты от поступившей корреспонденции прикрепляются к сопроводительному письму. В случае поступления документов без сопроводительного письма, регистрации подлежит конверт.

Регистрационный номер исходящего документа свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.

6.3.4. К документам, подлежащим регистрации в Управлении ДОУ относятся:

- письма от сторонних организаций;

- уведомления, решения, судебные повестки арбитражных судов, подразделений судебных приставов;

- требования, решения налоговых инспекций всех уровней;

- сообщения о совещаниях, заседаниях, презентациях, ярмарках-выставках;

- предложения, жалобы, заявления граждан;

- приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности;

- исходящие письма;

- заявки на технологическое присоединение;

- внутренние корпоративные письма (а именно, письменные уведомления о ликвидации /реорганизации организации в соответствии со ст. 63 пп.1 ГК РФ; - судебно - претензионные - иски, претензии,требования; уведомления о включении в реестр кредиторов; письма предарбитражного урегулирования судебных споров, ходатайство в арбитражный суд, письма отправляемые в спец.депозитарий, письма по вопросу оплаты за третьих лиц в соответствии с п. 1 ст. 313 ГК РФ, Заявками на технологическое присоединение, Уведомлениям о перераспределении максимальной мощности, предписания, уведомления о расторжении договора (отказе) на осуществление функций ЕИО);

6.3.4.1. Заявления от собственников/дольщиков о выдачи дубликатов документов или заверенных копий документов принимаются в УДОУ в виде электронных заявок, либо на бумажном носителе (в случае если заявление поступило почтой) БД Канцелярия - Входящие. Полученные электронные заявления направляются по СЭД на рассмотрение директору организации на имя которой поступило заявление . Директор в день получения должен направить заявление на исполнение:

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать заверенную копию документа, заявление направляется - Начальнику Архива;

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать дубликат ПКО, заявление направляется, ответственному лицу казначейства (кассиру);

- в случае если заявление поступило с просьбой выдать акт сверки, заявление направляется Начальнику Управления учета и отчетности.

6.3.4.2. В зависимости от вида документа (копия/дубликат) исполнитель готовит запрашиваемый документ. Архив прикрепляет в поле Дополнительная информация скан (копию) документа, в случае если были запрошены дубликаты платежных документов (ПКО) кассир готовит запрашиваемый документ и передает в УДОУ для передачи контрагенту, в случае если запросили акт-сверки, бухгалтерия готовит запрашиваемый документ и прикрепляет в поле Дополнительная информация и направляет в УДОУ для передачи контрагенту.

6.3.4.3. УДОУ распечатывает акт сверки либо копию документа, направляет на подпись директору, проставляет оттиск печати.

6.3.4.4. После того как запрашиваемые документы готовы к передаче, сотрудник УДОУ уведомляет заявителя по телефону о готовности дубликата/заверенной копии и выдает документ под роспись. Документ с отметкой о вручении сканируется и вкладывается в электронную заявку, проставляется отметка об исполнении документа.

Порядок регистрации остальных документов установлен в соответствующих стандартах (в зависимости от вида документа).

6.3.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся:

- рекламно-информационные документы (газеты, журналы, брошюры, книги, проспекты, плакаты и другие аналогичные документы);

- финансовые, бухгалтерские документы (кроме авансовых отчетов),

- поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- заявления о выдачи справки 2 НДФЛ.

6.3.6.1. Наименования файлов на компакт-диске, содержащих информацию о разделах (частях) проектной документации, должны соответствовать наименованиям таких разделов (частей) проектной документации. При передаче электронного носителя в архив в штампе каждого листа в поле "Подпись" должна стоять электронная подпись:

- Начальника отдела;

- Проверяющего;

- Разработчика чертежа;

- Контролера;

а также печать на титульном листе проекта. При сдаче корректировки проекта в штамп вносится номер изменения, электронная подпись и дата

6.3.6.2. Сотрудник Управления ДОУ после получения проектной документации в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

а) проверить количество экземпляров;

б) проверить наличие всех страниц;

в) расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.

г) Передать документацию в архив.

6.3.7 При принятии документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить документы по следующим реквизитам (Приложение Ж, Приложение И) и наличие отметки на документе какому разделу перечня ГАСН соответствует сдаваемый документ. Расписаться в 2 (двух) экземплярах накладной.

6.4.1. После регистрации документа (кроме бухгалтерских) сотрудник Управления ДОУ в течение 1 (одного) рабочего дня должен:

- отсканировать документ (кроме документа сканированию также подлежат конверты к заказным налоговым и судебным письмам); файл отсканированного документа должен быть назван одноименно с названием отсканированного документа;

- создать электронную карточку документа в соответствующей базе данных в СЭД, заполнить необходимые поля, в том числе указать вид и название документа, вложить электронную сканированную копию документа;

- оригинал документа на бумажном носителе вложить/подшить в соответствующее дело для текущего хранения, либо передать на хранение в Архив.

- оригиналы документов системы Судебно-претензионной документации передаются представителю Правового управления под роспись, в течение одного рабочего дня с момента поступления, либо в день поступления, если из содержания письма явствует более ранний срок исполнения документа.