Утративший силу
6.2.4. Разработчик документа рассматривает все замечания, вносит изменения, при необходимости корректирует проект документа и готовит новую редакцию документа для окончательного согласования и утверждения в срок не более 2 (двух) рабочих дней.
6.2.5. После положительного согласования разработчик направляет документ в Управление ДОУ в формате .pdf с поручением распечатать и подписать документ. Документы Судебно-претензионной систем документации, после положительного согласования направляются в Управление ДОУ с пометкой "ВАЖНО" и распечатываются в день их направления. Исключение составляют письма "о некрупности сделки", которые распечатываются в структурном подразделение организации, выполняющем функции по реализации объектов недвижимости (далее- отделе продаж) по запросу покупателей, как шаблонные письма.
6.3.1. Прием, сортировка и регистрация всей документации осуществляется централизованно в Управлении ДОУ. В случае если документ был получен иным путем, получатель такого документа должен в тот же день передать его для регистрации в Управление ДОУ.
6.3.1.1. Прием и сортировка исходных данных и исполнительной документации осуществляется в Управлении ДОУ, проектной документации – в Архиве. Регистрация всей технической документации осуществляется в Архиве. Исходные данные и исполнительная документация должны передаваться в Управление ДОУ по Акту приема-передачи (Приложение Д).
6.3.2. При принятии внешних документов сотрудник Управления ДОУ должен проверить целостность вложений, адрес, количество листов входящих документов. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются непосредственно адресату. Ошибочно доставленные входящие документы должны быть возвращены в почтовое отделение. Если обнаруживается некомплектность или повреждение входящих документов, то при регистрации документа в журнале регистрации документов делается соответствующая отметка.
6.3.3. Документ должен быть зарегистрирован в день поступления в Управлении ДОУ. Регистрация документа предполагает:
Исходящие документы, на которых отсутствуют обязательные реквизиты (наименование вида документа, подпись, адресат, дата и пр.), к регистрации не принимаются.
Все конверты от поступившей корреспонденции прикрепляются к сопроводительному письму. В случае поступления документов без сопроводительного письма, регистрации подлежит конверт.
Регистрационный номер исходящего документа свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.
- внутренние корпоративные письма (а именно, письменные уведомления о ликвидации /реорганизации организации в соответствии со ст. 63 пп.1 ГК РФ; - судебно - претензионные - иски, претензии,требования; уведомления о включении в реестр кредиторов; письма предарбитражного урегулирования судебных споров, ходатайство в арбитражный суд, письма отправляемые в спец.депозитарий, письма по вопросу оплаты за третьих лиц в соответствии с п. 1 ст. 313 ГК РФ, Заявками на технологическое присоединение, Уведомлениям о перераспределении максимальной мощности, предписания, уведомления о расторжении договора (отказе) на осуществление функций ЕИО);
6.3.4.1. Заявления от собственников/дольщиков о выдачи дубликатов документов или заверенных копий документов принимаются в УДОУ в виде электронных заявок, либо на бумажном носителе (в случае если заявление поступило почтой) БД Канцелярия - Входящие. Полученные электронные заявления направляются по СЭД на рассмотрение директору организации на имя которой поступило заявление . Директор в день получения должен направить заявление на исполнение:
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать заверенную копию документа, заявление направляется - Начальнику Архива;
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать дубликат ПКО, заявление направляется, ответственному лицу казначейства (кассиру);
- в случае если заявление поступило с просьбой выдать акт сверки, заявление направляется Начальнику Управления учета и отчетности.
6.3.4.2. В зависимости от вида документа (копия/дубликат) исполнитель готовит запрашиваемый документ. Архив прикрепляет в поле Дополнительная информация скан (копию) документа, в случае если были запрошены дубликаты платежных документов (ПКО) кассир готовит запрашиваемый документ и передает в УДОУ для передачи контрагенту, в случае если запросили акт-сверки, бухгалтерия готовит запрашиваемый документ и прикрепляет в поле Дополнительная информация и направляет в УДОУ для передачи контрагенту.
6.3.4.3. УДОУ распечатывает акт сверки либо копию документа, направляет на подпись директору, проставляет оттиск печати.
6.3.4.4. После того как запрашиваемые документы готовы к передаче, сотрудник УДОУ уведомляет заявителя по телефону о готовности дубликата/заверенной копии и выдает документ под роспись. Документ с отметкой о вручении сканируется и вкладывается в электронную заявку, проставляется отметка об исполнении документа.
Порядок регистрации остальных документов установлен в соответствующих стандартах (в зависимости от вида документа).
- рекламно-информационные документы (газеты, журналы, брошюры, книги, проспекты, плакаты и другие аналогичные документы);
6.3.6. Прием проектной документации (технической системы документации, в том числе, документации по планировке территории, эскизного проекта, цветовых решений фасадов, рабочей документации, сметной документации, информационной модели объекта) осуществляется в Упаравлении ДОУ. Проектная документация передается в Управление ДОУ по накладной в электронном виде на компакт-диске в 1 (одном) экземпляре (формат передаваемых на диске файлов *.pdf и при наличии *.dwfx, для информационной модели *.rvt и при наличии *.dwg, для сметной документации в формате *.rik).
6.3.6.1. Наименования файлов на компакт-диске, содержащих информацию о разделах (частях) проектной документации, должны соответствовать наименованиям таких разделов (частей) проектной документации. При передаче электронного носителя в архив в штампе каждого листа в поле "Подпись" должна стоять электронная подпись:
а также печать на титульном листе проекта. При сдаче корректировки проекта в штамп вносится номер изменения, электронная подпись и дата
6.3.6.2. Сотрудник Управления ДОУ после получения проектной документации в течение 1 (одного) рабочего дня должен: