2) Если по одной из сторон в документе установлен режим «Заполнение документов по строкам спецификации», то табличные части документов заполняются по новой схеме (см. раздел Новый механизм заполнения первичных учетных документов по спецификации к договору (обновлено 10.04.12).), то есть

У пользователя на этапе заполнения нет возможности указать:

• товар/работу/услугу, которой нет в спецификации
• цену товара/работы/услуги отличную от цены в спецификации
• количество товара/работы/услуги, которое превышает остаток по спецификации

При включении данного режима, табличные части первичных учетных документов недоступны для редактирования.

Пользователю с ролью «Главный бухгалтер» и «Бухгалтер» предоставлена возможность редактировать сумму и сумму НДС в строках табличной части «Товары» документов, созданных на основании спецификаций с любым вариантом печатной формы.

3) Если по «Организации» или организации «Контрагента» включен режим «ПУД только по действующим договорам и спецификациям», тогда в форме выбора можно выбрать только спецификации, которые находятся в статусе «Действующая».

4) Для документа «Поступление товаров и услуг» при выборе спецификации к договору из формы документа, если «Организация» является «Генеральным поставщиком» (см. раздел «Электронная форма спецификации на генеральную поставку»), тогда в форму выбора спецификаций попадают все действующие спецификации (кроме Спецификаций на «Ген. поставку»), документы «Спецификация к договору» с вариантом печатной формы «Поставка к сроку», находящиеся в статусах: «Согласована», «Обсуждается», «Действующая» (см. раздел «Статусы спецификаций»)

Контроль ПУД на этапе проведения

1) При установленном по организации режиме «Контроль остатков по строкам спецификации» при проведении документа контролируются остатки по спецификации, а именно наличие остатка в разрезе

• Товара/работы/услуги (контроль наличия в спецификации)
• Цены (контроль соответствия цене товара/работы/услуги в спецификации)
• Количества (контроль не превышения остатка товара/работы/услуги по спецификации)

2) При установленном по организации режиме «Контроль остатков по строкам спецификации» с признаком «Спец режим» сумма в первичном учетном документе не должна превышать сумму остатка по спецификации (допустимая погрешность 1 рубль).

Контроль остатков по договору

Установка контроля остатков по договору осуществляется в справочнике «Договоры контрагентов». Признак «Контролировать остатки по договору в целом» в карточке договора устанавливается автоматически по регламентному заданию в момент заполнения договора в спецификации.

Условия установки признака «Контролировать остатки по договору в целом»:

• Если спецификация связана с договором и вариант печатной формы «Пакет работ» (см. раздел Печатная форма «Пакет работ»), то контроль остатков по договору устанавливается автоматически
• Если одна из спецификаций (минимум две) связанных с договором имеет вариант печатной формы «Прайс» (см. раздел «Печатная форма «Прайс»») и другая спецификация с вариантом печатной формы отличная от «Прайс», при сохранении прайсовой спецификации автоматически устанавливается контроль остатков по договору.

На рисунке 53 представлен пример отображения признака «Контролировать остатки по договору в целом».

Если связь спецификации и договора разорвана, то спецификация снимается с проведения, если по ней нет первичных учетных документов (снятие с проведения осуществляется по регламентному заданию).

Если первичный учетный документ оформляется по договору с признаком «Контролировать остатки по договору в целом», то выполняется контроль остатков по спецификации в разрезе договора по регистру накопления «Спецификации к договору», независимо от установленной галочки «Спец режим» осуществляется проверка:

• Остатков по договору, т.е. берутся остатки по регистру «Спецификации к договору», где договор в спецификации равен договору в документе или договору второй стороны договора документа.

Новый механизм заполнения первичных учетных документов по спецификации к договору (обновлено 10.04.12).

1. Данный механизм включается для определенной организации и работает в документах «Акт оказанных услуг», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг» при условии, что спецификация не на услуги хранения и аренды / проката.

2. При создании документа на основании спецификации к договору, или изменении спецификации в документе, или при нажатии кнопки «Заполнить по спецификации» открывается окно (рисунок 54), в котором выводятся все строки спецификации с остатками в разрезе ППК (2).

В верхней части окна указана спецификация, по которой заполняется документ, покупатель и продавец (1). Остатки не контролируются, если спецификация имеет вариант печатной формы «Прайс» или данные заполняются по проектам продавца. В случае если для строк спецификации не указаны проекты покупателя/продавца на портале – их невозможно добавить в документ. В случае если остаток по строке спецификации нулевой – строку также невозможно добавить в документ (рисунок 55).

3. Отметив галочкой строки, которые необходимо включить в документ, нужно нажать на кнопку «В документ» . Отмеченные строки добавятся в табличную часть, расположенную в нижней части формы (3). В этой табличной части можно указать необходимое количество по каждой позиции. При этом сумма контролируется по остатку строки спецификации. После нажатия на кнопку «Записать» строки нижней табличной части переносятся в документ.

4. При записи документа, в котором по одной из сторон включен новый механизм, контролируется корректность заполнения строк в соответствии со спецификацией (рисунок 56). Также для документов, в которых по одной из сторон включен новый механизм, включается запрет на ручное добавление/изменение строк.

5. При создании документа на основании другого первичного учетного документа, созданного с использованием нового механизма заполнения – строки нового документа автоматически связываются со строками спецификации и разбиваются по ППК, что позволяет без ошибок отразить факт дохода/расхода на портале (рисунок 57).

После нажатия на кнопку «Расшифровка по ППК» в документе «Реализация товаров и услуг», то открывается форма обработки «Расшифровка по ППК», в которой отображается информация в разрезе строк спецификации (рисунок 58).

Обновление CGC в спецификациях

В списке документов «Спецификации к договору» пользователю доступно обновление CGC в спецификациях. Для этого предназначена кнопка «Обновить CGC» (рисунок 59). «Обновить CGC» – подставляет в спецификацию в колонку CGC текущую (на дату обновления) связь с единичным ресурсом. Служит для исправления данных в документе при изменении связи ТРУ и CGC, влияет на отображение списка договоров к элементу CGC на сайте.

После нажатия на кнопку (если у пользователя есть права для обновления CGC в спецификациях) открывается обработка «Для обновления CGC в спецификациях» (рисунок 60).

После выбора наименования договора (из справочника «Договоры контрагентов») и нажатия на кнопку «Выполнить» происходит обновление CGC в строках спецификаций с указанным договором контрагента.

Ручное распределение доходов и расходов по проектам покупателя/продавца на портале

1) Для документов «Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг», «Спецификация к договору» включена возможность вручную распределить доходы и расходы по проектам покупателя/поставщика. Документ должен быть проведен.

Для документа «Реализация товаров и услуг» (кроме реализации сотруднику) обязательным условием является связь с ПУД. В документе «Спецификации к договору» наличие связи с ПУД также обязательно, но их загрузка осуществляется автоматически.

Если по организации-покупателю не установлен режим «Управление инвестиционными проектами в строительстве», то по документу «Поступление товаров и услуг» нет возможности ручного отражения на сайте. Форма обработки «Ручное распределение доходов/расходов по проектам» (см. ниже) будет открыта только на просмотр. Исключение составляют пользователи с ролью «Контроль и анализ инвестирования» (установка роли пользователя происходит по обращению в техническую поддержку).

Для ручного заполнения проектов покупателя/продавца на портале необходимо в выбранном документе нажать кнопку «Отразить на портале» (рисунок 61).

2) В открывшемся окне можно увидеть следующие данные.

• Покупатель (если в роли покупателя выступает организация, либо контрагент ведет учет в ИС ИТК – надпись отображается голубым цветом).
• Продавец (если в роли продавца выступает организация, либо контрагент ведет учет в ИС ИТК – надпись отображается голубым цветом).
• Строки документа (номенклатура, сумма).

В документе «Спецификация к договору» строки распределяются по проектам продавца и покупателя из одной формы (рисунок 62), для организаций, ведущих учет в ИС ИТК.

Для спецификаций, которые не находятся в состоянии «Открыта для изменения», «Свободна» (см. СТО МИ пользователя «Спецификации к договорам») установлен контроль над изменением отражения на сайте. Исключение составляют пользователи с ролью «Контроль и анализ инвестирования» (роль устанавливается по обращению в техническую поддержку).