Действующий
1.1. После назначения Координатора на определенный Проект ему необходимо проанализировать соответствующий договор управления Проектом.
1.2. В случае, если Координатор назначен на новый Проект, по которому договор управления Проектом находится на этапе заключения, то при его согласовании ему необходимо рассмотреть условия договора (в том числе базовый план реализации Проекта). Если в процессе рассмотрения договора Координатором были выявлены замечания, то их необходимо указать в карточке договора, после чего направить уведомление руководителю управления по работе с инвесторами и контролировать процесс принятия решения по их исправлению.
2) провести приемку, анализ и проверку содержания сформированных ранее ежемесячных отчетов по Проекту, представленных в СЭД;
3) провести анализ и сравнение базовых значений (бюджета, сроков реализации и т.д.), указанных в базовом плане реализации Проекта соответствующего договора управления Проектом с фактическими полученным в ходе реализации Проекта и представленными на сайте «Инвестиционные проекты».
1.4. Все выявленные замечания в ходе анализа договора управления Проектом, ранее проведенной ежемесячной отчетности и т.д. должны быть направлены Координатором на рассмотрение руководителю отдела по работе с инвесторами для принятия дальнейшего решения по работе с ними.
2.1. Координатор обязан участвовать во всех селекторных совещаниях (далее – Совещаниях) проводимых по назначенному на него Проекту согласно СТО УП «Регламент проведения селекторных совещаний».
1) вести видеозапись Совещания и, после его завершения, разместить на официальном канале YouTube.com;
2.3. По завершению Совещания в специально созданном письме (в СЭД) Координатору необходимо оперативно:
2) указать неразрешенные вопросы, возникшие к офису управления проектами в ходе Совещания и обеспечить получение на них ответа до конца текущего рабочего дня.
Проверка и согласование договоров, заключаемых в рамках реализации Проекта, осуществляется Координатором согласно требованиям СТО, входящим в систему стандартов бренда develop-man, в том числе СТО УП «Требования для контроля за исполнением ИСП со стороны специалиста информационной и технической поддержки инвесторов» и СТО МИ «Инструкция по проверке заключаемых договоров при реализации инвестиционного проекта».
4.1. Координатор ежемесячно обязан осуществлять проверку данных по фактическим расходам по Проекту согласно требованиям действия 5 СТО УП «Регламент отражения фактических расходов в бюджете инвестиционно-строительного проекта».
4.2. В рамках реализации Проекта Координатору необходимо контролировать процесс оперативного проведения ПУД по заключенным участниками команды ИСП договорам.
1) проводит в 1С: Бухгалтерия сторнирование спецификаций (в подсистеме «Управление инвестиционными проектами в строительстве» форма обработки «Групповая обработка спецификаций»), по которым не будут выполняться работ, поставка, оказываться услуги;
4.4. По письменному запросу от менеджера по контролю и аналитике инвестирования организации инвестора (далее – Экономисту) Координатор выполняет переотражение информации по действующим спецификациям к действующим договорам на сайте «Инвестиционные проекты».
В случае, если было инициировано изменение в базовом бюджете реализации Проекта, то Координатор участвует в данном процессе согласно требованиями СТО УП «Регламент внесения изменений в утвержденный базовый бюджет реализации инвестиционного проекта», в том числе формирует экспертное заключение об обоснованности изменения бюджета Проекта.
6.1. Координатору необходимо посещать каждый Проект, который он курирует не реже 1 (одного) раза в месяц с целью оценки фактических объемов выполненных работ по соответствующим пакетам работ.
6.2. Координатор вправе самостоятельно выбрать время и дату посещения соответствующего Проекта после 20 (двадцатого) числа текущего месяца.
6.3. Координатору необходимо предварительно (минимум за 1 (один) рабочий день) оповестить соответствующего управляющего ИСП о дате и времени планового посещения Проекта.
6.4. Управляющий ИСП в свою очередь назначает ответственного участника команды ИСП, который будет обязан встретить и сопровождать Координатора все время его нахождения на территории строительной площадки Проекта.
7.1. После получения отчета от команды ИСП Координатор проверяет его на предмет соответствия с плановыми и фактическими показателями выполненных работ по реализации Проекта в течение 3 (трех) рабочих дней согласно требованиям СТО УП «Регламент подготовки и проверки ежемесячной отчетности командой ИСП».
7.2. В случае, если в ходе проверки ежемесячных отчетов Координатором были выявлены замечания (не совпадение фактических и указанных значений, отсутствуют активные ссылки на подтверждающие документы и т.д.), то он направляет на доработку соответствующему участнику команды ИСП, в том числе с целью получения дополнительных документов, подтверждающих указанную в отчете информацию.
7.3. По результатам проверки ежемесячного отчета участника команды ИСП, в том числе за неимением какой-либо подтверждающей информации, Координатору необходимо письменно указать выявленные замечания к проверяемому отчету и направить на рассмотрение и доработку участникам команды ИСП.
8.1. После согласования акта сдачи-приемки оказанных услуг участника команды ИСП в рамках реализации Проекта Координатор фиксирует информацию по закрытым трудозатратам соответствующего участника команды ИСП в специальной ведомости, которая ведется по утвержденной форме с ЕИО организации инвестора (далее – Ведомость).
9.1. Ежемесячно (в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным) Координатор предоставляет ежемесячную отчетность о ходе реализации Проекта за прошедший месяц согласно требованиям и установленным формам СТО УП «Требования к отчетности офиса управления проектами».
9.2. Созданная Координатором ежемесячная отчетность в зависимости от заключенного договора между организацией инвестором и офисом управления проектами направляется (в СЭД) на согласование по одному из следующих вариантов:
1) письменно только руководителю управления по работе с инвесторами (при этом направить управляющему ИСП для информирования);
9.3. Ежемесячно (в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным) Координатор предоставляет ЕИО организации инвестора отчет с консолидированной информацией о рисках по Проектам, ведущимся данной организацией по установленной форме.
В завершению всех обязательств в рамках договора управления Проектом инициируется процесс по его закрытию, в котором Координатор действует согласно СТО УП «Регламент закрытия договора управления инвестиционным проектом».