Действующий
УД записывают после документа, к которому он выполнен, при этом в графе "Примечание" указывают: "размножать по особому указанию".
Если УД выполнен на комплект документов, включенных в спецификацию, то его записывают в спецификацию первым.
Если на документ или комплект документов выпускают ЛУ и УД, то в спецификацию вначале записывают ЛУ, а затем УД.
6.5. УД выполняют по форме 1 на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. Основную надпись и поля выполняют в соответствии с той системой документации, в рамках которой выпускают УД.
6.6. В УД указывают обозначения ДМ, которые он удостоверяет, фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соотвествующий# документ. В УД проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица, разработавшего ДМ, является обязательной.
Если один ДМ разработан и (или) согласован несколькими лицами, то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в соответствующих графах "Разработал" и "Согласовано", а обозначение документа указывают в графе "Обозначение" один раз.
Если несколько ДМ разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы документов должны быть отделены разделительной чертой.
6.7. В состав документов, перечисленных в УД, кроме ДМ, допускается включать другие документы, выполненные автоматизированным способом (в том числе визуальные). При этом в данных документах не проставляют подписи лиц, их разработавших, проверивших, согласовавших, утвердивших, и нормоконтролера, а над или рядом с основной надписью указывают обозначение УД, в котором перечислены эти документы.
6.8. При некомплектной сдаче документов в службу технической документации в УД не указывают те ДМ, которые в данный момент не передаются, а при доукомплектовании вводят продолжение УД, в котором указывают эти ДМ. При этом изменение общего числа листов УД производят на основании извещения об изменении УД.
6.9. При полной замене какого-либо ДМ (кроме восстановления подлинника) его вновь вносят в УД аналогично п. 6.8.
в графе "Разработал" - фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ (группу документов), указанный в графе "Обозначение", и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;
в графе "Изготовил" - фамилию и подпись лица, изготовившего (получение и контроль) оригинал документа (группу документов) на носителе данных для передачи в СТД, и дату подписания;
в графе "Согласовано" - предприятие или подразделение, согласующее документ (группу документов), указанный в графе "Обозначение", фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), дату подписания;
в графе "Утвердил" - фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.
Для включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляют.
7.1. Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав комплекта документов.
7.2. Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.004 и ГОСТ 2.301 по форме 2 приложения 9.
код системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или использованная емкость магнитного диска и др.
Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т. п., соответственно увеличивая число граф.
8.1. МНЗ хранят в службе хранения ДМ - магнитотеке (см. приложение 4). Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке.
8.2.1. При приеме в магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной документации.
8.2.2. Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания инвентарных номеров.
8.2.3. МН регистрируют в книге регистрации и учета МН и МНЗ (форма 3 и ее заполнение по приложению 9). Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу.
8.3.2. В книге регистрации и учета МН и МНЗ (см. форму 3 приложения 9), напротив соответствующего инвентарного и заводского номеров МН в графе "Архивное обозначение МНЗ" проставляют обозначение, присвоенное службой хранення данному МНЗ.
Структура архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: код вида документа (подлинник - П, копия - К и др.), код вида МН (см. п. 5.1), поисковый адрес МНЗ в магнитотеке и другие поисковые признаки.