Учет копий
Абонент	Основание и дата	Вид носителя	Кол. экз.	N документа и дата	Списано		Примечание
					N документа	Дата

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)			(Обозначенне)
	Продолж. на листе
Применяемость
Дата	Обозначение		Дата	Обозначение

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона второго и последующих листов)

Применяемость
Дата	Обозначение	Дата	Обозначение

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");

в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п. 5.1);

в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему ахривное# обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соотвествующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе "Абонент" - наименование или код абонента;

в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2; 1.3 и т. д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;

в графе "Дата" - дату восстановления;

в графе "Новый инв. N" - Восст. N с указанием порядкового номера восстановления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:

в первой строке указывают:

в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;

в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;

в графе "Дата" - дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

в графах "Изменения" - прочерк;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;

в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

Абонентская карточка
(лицевая сторона)

┌────────┬────────────────────────────────────────────────────┬─────────┐
│ Лист   │                Абонентская карточка                │(Буква по│
├────────┤                                                    │алфавиту)│
│Продолж.│ Фамилия, и., о.___________Таб.N______Тел._________ │         │
│   на   │                                                    │         │
│ листе  │ Должность_______________Отдел, цех________________ │         │
├────────┴──┬─────────┬───────────┬─────────────────┬─────────┴─────────┤
│Обозначение│Архивное │ Зав. N МН │      Выдан      │     Возвращен     │
│    ДМ     │обозначе-│           ├───────┬─────────┼─────────┬─────────┤
│           │ ние МНЗ │           │Подпись│  Дата   │ Подпись │  Дата   │
├───────────┼─────────┼───────────┼───────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│           │         │           │       │         │         │         │
└───────────┴─────────┴───────────┴───────┴─────────┴─────────┴─────────┘