Действующий
Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)
Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)
Карточка учета ДМ
(оборотная сторона второго и последующих листов)
Заполнение карточки учета ДМ
1. В карточке учета ДМ (
форма 5) указывают:
в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;
в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;
в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");
в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;
в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см.
п. 5.1);
в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему ахривное# обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.
Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;
в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.
Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соотвествующем изменении.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
2. Для учета копий в карточке учета ДМ (
форма 5а) указывают:
в графе "Абонент" - наименование или код абонента;
в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;
в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);
в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;
в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;
в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.
При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по
формам 5 и
5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2; 1.3 и т. д.
3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (
форма 5) указывают:
в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;
в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;
в графе "Дата" - дату восстановления;
в графе "Новый инв. N" - Восст. N с указанием порядкового номера восстановления.
4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (
форма 5) производят в две строки:
в первой строке указывают:
в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;
в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;
в графе "Дата" - дату выпуска извещения;
в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;
в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.
Во второй строке указывают:
в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;
в графах "Изменения" - прочерк;
в графе "Новый инв. N" - аннул.
5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:
в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;
в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;
в графе "Новый инв. N" - аннул.
