Действующий
При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки - на бумаге.
1.6. Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии с разд. 4.
1.7. Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с разд. 6.
Допускается указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ЛУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.
1.10. Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба технической документации (СТД) в соответствии с разд. 8-11 и приложением 4.
1.11. МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно приложению 5.
1.12. Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.
1.13. Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.
2.1. По характеру использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, дубликат, копию (табл. 1).
Характер использования ДМ | Определение | Код |
| ДМ-оригинал | ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта и предназначенный для изготовления с него подлинника. Допускается оригинал использовать в качестве подлинника | - |
| ДМ-подлинник | ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является подлинником. Подлинник используют для изготовления дубликатов и копий. | П |
| ДМ-дубликат | ДМ, идентичный или аутентичный подлиннику, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является дубликатом. Дубликат используют для изготовления копии и (или) восстановления подлинника | Д |
| ДМ-копия | ДМ, идентичный или аутентичный дубликату (подлиннику). Копии используют для непосредственного применения в процессах управления, проектирования, управления вычислительным процессом в ЭВМ, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и т. п. Копия может использоваться для изготовления копий | К |
2.2. ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких первичных ДМ могут быть получены различные вторичные документы на разных видах носителей данных (приложение 7).
3.1. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т. п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.
3.2. Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой откосится документ. Если эти правила не установлены, то для каждой части, начиная со второй, к обозначению документа добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения точкой, например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД1.1; К50241.ХХХХХ.1.
3.3. Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на МН, а рисунки и схемы - на бумаге), то его следует оформлять как документ, разбитый на части. Части документа, записанные на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим стандартом.
4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2.
Наименование | Пояснение | |
группы атрибутов | атрибута | |
| 1. Описание документа | Обозначение документа | |
| Наименование документа | ||
| Тема | Тематика документа | |
| Класс документа | Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т. п.) | |
| Вид документа | Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл. 1) | |
| Первичное применение | Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ | |
| Инвентарный (регистрационный) номер | Номер регистрации ДМ в службе хранения | |
| Литера | Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102 | |
| Восстановление | Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления | |
| Аннотация | Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе | |
| Использование документа | Указываются технические и програмно-информационные средства, необходимые для использования ДМ | |
| 2. Даты и время | Дата и время копирования документа | Текущая дата и время суток выполнения и получения конкретного экземляра ДМ |
| Дата создания | Дата создания (разработки) ДМ | |
| Дата утверждения | Дата утверждения ДМ | |
| Дата приема в службу хранения | Дата постановки ДМ на учет в службе хранения | |
| Дата аннулирования, срок действия | Даты, после которых документ считается недействительным | |
| Дата утверждения | Дата, после которой документ уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при сохранении ИПХ | |
| Дата снятия ограничений | Дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте "Классификация защиты" | |
| 3. Изменения | Обозначение извещения об изменении | Обозначение документа, согласно которому производят изменение указанного в нем ДМ |
| Номер изменения документа | Очередной порядковый номер изменения, вносимого в ДМ | |
| Инвентарный номер заменненого подлинника | Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ | |
| Редакция (версия) | Порядковый номер редакции (версии) ДМ | |
| 4. Создатели | Автор | Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание |
| Организация-разработчик | Организация, создающая ДМ, издающая его от своего имени, т. е. являющаяся разработчиком (автором) документа | |
| Изготовитель | Лицо (лица), ответственное (ые) за изготовление и контроль ДМ | |
| Владелец | Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ) | |
| 5. Информация пользователя | Информация об авторском праве | Организация, к которой переходят авторские права |
| Даты авторского права | Дата, связанная с авторским правом | |
| Список рассылки | Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный (ые) список (и) | |
| 6. Внешние ссылки | Ссылки на другие документы | Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым |
| Ссылка на первичный документ | Указывают обозначение первичного ДМ (только для вторичного ДМ) | |
| Ссылка на замененный документ | Обозначение документа, замененного данным ДМ | |
| 7. Хранение и поиск | Идентификатор (ы) файла (ов) | Идентификатор (ы) файла (ов), которым (и) записан ДМ |
| Ссылка на расположение документа | Архивное обозначение МНЗ, идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения | |
| Ссылка на документ | Архивное обозначение МНЗ документа, с которого получен данный экземпляр ДМ | |
| Ссылка на файл копии | Местоположение копии ДМ (может состоять из двух полей: первое - содержит комментарии пользователя, второе - определяет местоположение ДМ) | |
| 8. Защита | Санкционирование | Указывают лицо или организацию, разрешающую доступ к ДМ |
| Классификация защиты | Классификация защиты, назначаемая владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и другие требования | |
| Право доступа | Указывают право доступа к ДМ | |
| Признак кодирования | Указывают, кодируют весь ДМ или его часть | |
| 9. Характеристики содержания | Объем информации документа | Указывают количество 8-битных байтов или количество блоков записей |
| Контрольные характеристики данного документа | Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и (или) другие контрольные характеристики | |
| Контрольные характеристики первичного документа | Контрольная сумма первичного ДМ и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ) | |
4.3. Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие-разработчик ДМ, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов).
4.4. Атрибуты ИПХ могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или вручную.
5. Правила включения документов на магнитных носителях данных в состав комплекта документов по ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД
5.1. Конструкторские и программные ДМ записывают в спецификацию, а технологические ДМ - в ведомость технологических документов (ВТД) в те разделы, к которым они относятся, в порядке, принятом для спецификации и ВТД. В графе "Примечание" указывают код вида носителя данных (МЛ - для магнитной ленты, МД - для магнитного диска, ГМД - для гибкого магнитного диска).
При записи технологических ДМ в маршрутную карту, карту технологического процесса и т. п. обозначение ДМ указывают в графе "Обозначение документа".
5.2. Идентификатор файла, которым записан ДМ, допускается указывать в спецификации и ВТД в графе "Обозначение" под обозначением ДМ в следующей строке.
5.4. При включении ДМ в состав документации допускается выполнять и включать в спецификацию и ВТД инструкцию по применению ДМ (см. приложение 2).
5.5. Эксплуатационные ДМ записывают в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с правилами, установленными конкретной системой документации, и с учетом следующих дополнений:
в графе "Обозначение" под обозначением ДМ в следующей строке допускается указывать идентификатор, которым записан документ;
в графе "Местонахождение" или "Примечание" рекомендуется указывать код вида носителя данных (по п. 5.1) и идентификатор тома (или его условное наименование), указанный на этикетке тома, где расположен ДМ. Эту информацию в ведомость эксплуатационных документов вносит изготовитель ДМ.
5.6. Особенности включения ДМ в состав комплекта документов, выполненных по ЕСКД, приведены в приложении 7, нормоконтроль - в приложении 8.
6.1. УД может использоваться для подписания одного документа, нескольких документов, комплекта документов, включенных в спецификацию, ВТД или ведомость технического (эскизного) проекта.
6.2. Если УД выполнен на один ДМ, то ему присваивают обозначение этого ДМ с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД; АБВГ.ХХХХХ-01 13 О1-УД; К.ХХХХХ.ХХХХХ-УД).
Если УД выпускают на комплект документов включенных в спецификацию или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации или ведомости технического (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХ-01-УД; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХ-УД).
Если УД выпускают на комплект технологических документов, то ему присваивают обозначение этого комплекта по ГОСТ 3.1201 с добавлением через дефис кода УД (например: К.01002.ХХХХХ-УД).
При выполнении УД на несколько ДМ ему присваивают обозначение одного из этих ДМ (как правило, наименьшее) с добавлением через дефис кода УД.
Для ДМ, разбитых на части, допускается УД выполнять на ДМ в целом, или на каждую часть ДМ (несколько частей).
УД записывают после документа, к которому он выполнен, при этом в графе "Примечание" указывают: "размножать по особому указанию".