(Действующий) Государственный стандарт Союза ССР ГОСТ 28388-89 "Системы обработки...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:
в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;
в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п. 5.1 настоящего стандарта);
в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;
в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;
в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;
в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;
в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;
в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;
в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;
в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;
в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";
в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
Форма 5

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона первого листа)

(Код предприятия)
Лист
(Наименование)
(Обозначение)
Продолж. на листе
(Идентификатор файла)
Кол. томов
Вид ДМ
Инв. N
Дата
Подразд.
Подл. на предпр.
П
Вид МН
Архивное обозначение МНЗ
Д
П
КК
К
Изменения
Новый
инв. N
Изм.
N извещения
Дата
Применяемость:
Форма 5а

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Учет копий
Абонент
Основание и дата
Вид носителя
Кол. экз.
N документа и дата
Списано
Примечание
N документа
Дата
Форма 5б

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

(Код предприятия)
Лист
(Наименование)
(Обозначенне)
Продолж. на листе
Применяемость
Дата
Обозначение
Дата
Обозначение
Форма 5в

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона второго и последующих листов)

Применяемость
Дата
Обозначение
Дата
Обозначение

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:
в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;
в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;
в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");
в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;
в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п. 5.1);
в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему ахривное# обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.
Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;
в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.
Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соотвествующем изменении.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:
в графе "Абонент" - наименование или код абонента;
в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;
в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);
в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;
в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;
в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.
При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2; 1.3 и т. д.
3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:
в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;
в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;