Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

(Код предприятия)	Лист					(Архивное обозначение)
	Продолж. на листе					Вид МН		Инв. N
Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент		Кол. прогон.		Подпись и дата возврата		Примечание
			Фамилия	Подпись

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п. 5.1 настоящего стандарта);

в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона первого листа)

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)			(Обозначение)
	Продолж. на листе				(Идентификатор файла)
		Кол. томов			Вид ДМ	Инв. N		Дата
Подразд.		Подл. на предпр.			П
Вид МН	Архивное обозначение МНЗ				Д
	П	КК	К	Изменения				Новый инв. N
				Изм.	N извещения		Дата
Применяемость:

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Учет копий
Абонент	Основание и дата	Вид носителя	Кол. экз.	N документа и дата	Списано		Примечание
					N документа	Дата

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)			(Обозначенне)
	Продолж. на листе
Применяемость
Дата	Обозначение		Дата	Обозначение

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона второго и последующих листов)

Применяемость
Дата	Обозначение	Дата	Обозначение

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");

в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п. 5.1);

в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему ахривное# обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соотвествующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе "Абонент" - наименование или код абонента;

в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2; 1.3 и т. д.