Форма и правила заполнения

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

ВЕДОМОСТЬ МНЗ__________Зав. N ____________________ (Архивное обозначение)

Владелец __________________________ Лист _______________________________

Идентификатор тома ________________ Продолж. на листе __________________

N тома/кол. томов _________________ Плотность записи ___________________

Код системы _______________________ На носителе занято _________________

Дата создания МНЗ ______________

┌────────┬──────────┬─────────┬──────────┬─────────┬──────────┬─────────┐
│Инв.  N │          │Наимено- │   Изм.   │Идентифи-│Контроль- │Примеча- │
│ подл.  │Обозначе- │  вание  │          │  катор  │   ная    │   ние   │
│        │   ние    │документа│          │  файла  │характери-│         │
│        │документа │         │          │         │  стика   │         │
├────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┼──────────┼─────────┤
│        │          │         │          │         │          │         │
└────────┴──────────┴─────────┴──────────┴─────────┴──────────┴─────────┘

Изготовил Личная подпись Расшифровка подписи

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Инвентарная книга учета МН и МНЗ

Инв. N	Заводской номер	Тип и емкость МН	Дата хранения	Архивное обозначение МНЗ	МН поступил		МН выдан		Списано	Примечание
					Откуда и дата	Фамилия и подп. принявшего	Куда и дата	Фамилия и подп. получателя

Заполнение инвентарной книги учета МН И# МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН;

в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;

в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона первого листа)

Карточка учета МНЗ
(оборотная сторона первого и последующих листов)

Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент		Кол. прогон.	Подпись и дата возврата	Примечание
			Фамилия	Подпись

Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

(Код предприятия)	Лист					(Архивное обозначение)
	Продолж. на листе					Вид МН		Инв. N
Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент		Кол. прогон.		Подпись и дата возврата		Примечание
			Фамилия	Подпись

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п. 5.1 настоящего стандарта);

в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.