3.4. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МНЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:

подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;

содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;

аннулированных ДМ;

МН без записи.

3.5. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок хранения которого не истек к моменту записи.

3.6. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.

3.7. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки.

3.8. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.

4. Порядок приема документов на магнитных носителях данных в службу технической документации

4.1. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного стандарта, передают в СТД.

Вместе с ДМ передают:

ведомость МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;

УД или (и) ЛУ;

инструкцию по применению ДМ (при необходимости);

другие сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием.

Например, информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке.

Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.

4.2. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов выполняют следующие работы:

проверяют наличие установленных подписей, дат и виз;

проверяют комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены сдаваемые ДМ;

обеспечивают в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.

4.3. Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить.

4.4. При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.

Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.

Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.

4.5. В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов, выполняют следующие работы:

заполняют инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МНЗ, инвентарную книгу учета документов, карточку учета ДМ;

помещают в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ, полученные с МНЗ магнитотеки;

дополняют ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;

возвращают разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме ДМ в магнитотеку.

4.6. Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:

извещение об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение;

измененный ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ;

ведомость МНЗ, на котором записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.

4.7. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп. 4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений.

Профилактический контроль

1. Магнитотека обеспечивает:

проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;

контроль за истечением срока хранения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.

2. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.

Журнал может содержать следующие графы:

архивное обозначение МНЗ;

даты проверок;

фамилии исполнителей;

отметки о проведенных работах и их результатах и др.

3. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МНЗ.

В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.