1930 × 927 пикс.     Открыть в новом окне

2.4. Служба обеспечения функционирования БДТД

2.4.1. Служба может включать:

администратора БДТД;

группу информационно-справочного обеспечения БДТД;

группу по формированию и сопровождению БДТД;

группу корректировки БДТД.

2.4.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;

обеспечение сохранности БДТД;

организацию работы пользователей БДТД;

формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.

3. Магнитотека

3.1. Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.

3.2. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.

3.3. В магнитотеке хранят:

магнитные носители данных с записанными на них документами;

документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;

магнитные носители данных без записи.

3.4. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МНЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:

подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;

содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;

аннулированных ДМ;

МН без записи.

3.5. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок хранения которого не истек к моменту записи.

3.6. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.

3.7. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки.

3.8. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.

4. Порядок приема документов на магнитных носителях данных в службу технической документации

4.1. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного стандарта, передают в СТД.

Вместе с ДМ передают:

ведомость МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;

УД или (и) ЛУ;

инструкцию по применению ДМ (при необходимости);

другие сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием.

Например, информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке.

Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.

4.2. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов выполняют следующие работы:

проверяют наличие установленных подписей, дат и виз;

проверяют комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены сдаваемые ДМ;

обеспечивают в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.

4.3. Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить.

4.4. При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.

Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.

Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.

4.5. В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов, выполняют следующие работы:

заполняют инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МНЗ, инвентарную книгу учета документов, карточку учета ДМ;

помещают в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ, полученные с МНЗ магнитотеки;

дополняют ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;