изменения документации;

формирования, обращения и хранения документации.

Работу в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов механизации и автоматизации.

Служба учета и передачи документации может включать следующие участки:

учета технической документации;

комплектования и рассылки технической документации;

обработки запросов на техническую документацию;

контроля за выполнением сроков прохождения документации.

Служба изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и копии документов.

Служба формирования, обращения и хранения документации может включать следующие участки:

приема, комплектования и хранения подлинников технической документации;

учета, хранения и выдачи копий технической документации;

подготовки технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда документации на микроформах.

1.3.6. В состав автоматизированной службы технической документации (АСТД) могут входить:

магнитотека;

служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации;

служба обеспечения функционирования банка данных по технической документации (БДТД).

1.4. Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие устанавливает предприятие.

2. Автоматизированная служба технической документации

2.1. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.

АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.

2.2. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного приложения.

2.3. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации.

2.3.1. Служба может включать:

группу по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения документации;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих процесс обработки и обращения документации на МН;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки документации.

2.3.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

внедрение автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники;

выполнение работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации на носителях данных различного вида;

разработка и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации, внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД;

разработка НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД;

организация обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники;

проведение (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области применения новых способов документирования.

1930 × 927 пикс.     Открыть в новом окне

2.4. Служба обеспечения функционирования БДТД

2.4.1. Служба может включать:

администратора БДТД;

группу информационно-справочного обеспечения БДТД;

группу по формированию и сопровождению БДТД;

группу корректировки БДТД.

2.4.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;

обеспечение сохранности БДТД;

организацию работы пользователей БДТД;

формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.

3. Магнитотека

3.1. Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.

3.2. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.