1.3.5. Служба обработки технической документации (СОТД) обеспечивает учет, хранение, изменение и обращение технической документации на носителях данных различного вида.

В ее состав могут входить службы:

учета и передачи документации;

изменения документации;

формирования, обращения и хранения документации.

Работу в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов механизации и автоматизации.

Служба учета и передачи документации может включать следующие участки:

учета технической документации;

комплектования и рассылки технической документации;

обработки запросов на техническую документацию;

контроля за выполнением сроков прохождения документации.

Служба изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и копии документов.

Служба формирования, обращения и хранения документации может включать следующие участки:

приема, комплектования и хранения подлинников технической документации;

учета, хранения и выдачи копий технической документации;

подготовки технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда документации на микроформах.

1.3.6. В состав автоматизированной службы технической документации (АСТД) могут входить:

магнитотека;

служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации;

служба обеспечения функционирования банка данных по технической документации (БДТД).

1.4. Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие устанавливает предприятие.

2. Автоматизированная служба технической документации

2.1. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.

АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.

2.2. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного приложения.

2.3. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации.

2.3.1. Служба может включать:

группу по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения документации;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих процесс обработки и обращения документации на МН;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки документации.

2.3.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

внедрение автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники;

выполнение работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации на носителях данных различного вида;

разработка и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации, внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД;

разработка НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД;

организация обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники;

проведение (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области применения новых способов документирования.

1930 × 927 пикс.     Открыть в новом окне

2.4. Служба обеспечения функционирования БДТД

2.4.1. Служба может включать:

администратора БДТД;

группу информационно-справочного обеспечения БДТД;

группу по формированию и сопровождению БДТД;

группу корректировки БДТД.

2.4.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;

обеспечение сохранности БДТД;

организацию работы пользователей БДТД;

формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.

3. Магнитотека