6.2. В разделе "Идентификация ДМ" проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа (если она имеется).

6.3. В разделе "Структура данных ДМ" описывают синтаксис и семантику представления данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы (стандарты, инструкции и т. п.), в которых эти сведения указаны.

6.4. В разделе "Применение ДМ" излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ.

6.5. В разделе "Внесение изменений" указывают устанавливаемый порядок внесения изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно содержаний этих изменений. В разделе указывают перечень необходимых технических средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений.

6.6. В разделе "Вторичные документы" указывают возможный состав вторичных документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ. Здесь же приводят требования к техническим средствам и ссылки на программно-информационные средства, с применением которых эти документы могут быть получены.

Примеры оформления и расположения этикетки

1. Этикетка состоит из двух частей.

В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную информацию.

Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки.

Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.

2. Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения.

3. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии.

4. Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт. 1.

Форма этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт. 2.

1419 × 601 пикс.     Открыть в новом окне

647 × 657 пикс.     Открыть в новом окне

5. Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на черт. 3-5.

1164 × 1044 пикс.     Открыть в новом окне

872 × 640 пикс.     Открыть в новом окне

1053 × 680 пикс.     Открыть в новом окне

Служба технической документации и обращение документов на магнитных носителях данных

1. Служба технической документации

1.1. СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных (магнитных, бумажных, микроформах и т. д.).

1.2. СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции:

прием, учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических документов (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на носителях данных различного вида;

учет извещений об изменении;

учет применяемости и изменения применяемости технических документов;

учет МН и МНЗ, содержащих учтенную документацию;

хранение технических документов на носителях данных различного вида;

внесение изменений в техническую документацию на основании извещений об изменении или организацию этой работы;

выполнение работ по обеспечению сохранности ДМ, обработке ИПХ ДМ при хранении и обращении;

компоновку ДМ и ИПХ ДМ на МН, получение ведомостей с архивных МНЗ;

выдачу справок о состоянии обращения и применяемости технических документов;

размножение (тиражирование) технических документов на носителях данных различного вида;

комплектование технической документации после размножения;

осуществление переплетно-брошюровочных работ;

обеспечение внешних и внутренних абонентов технической документацией на носителях данных различного вида;

внедрение и сопровождение средств автоматизации (информационно-поисковых систем, баз данных и т. п.) при проведении работ;

передачу технических документов с применением средств телеобработки и передачи данных.

1.3. Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт. 6.

СТД может включать службы:

планово-диспетчерскую;

технологическую;

ремонта оборудования;

типографских и копировально-множительных работ;

обработки технической документации;