Термины и пояснения

Термин	Пояснение
1. АтрибутAttribute	Элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ИСО 8613/1)
2. Аутентичные документыAuthentic documents	Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных в визуальной или невизуальной форме
3. Вторичный документSecondary document	Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида
4. Идентичные документыIdentical documents	Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных
5. Машинограмма	По ГОСТ 6.10.1
6. Первичный документPrimary document	Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида (вторичных документов). Виды документов - по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101. ГОСТ 34.201
7. ТомVolume	Съемная физическая единица запоминающей среды (например катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск)

Инструкция по применению документов на носителях данных. Правила выполнения

1. Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах.

2. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют.

3. Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида "Инструкция...".

Инструкцию записывают в спецификацию в раздел "Документация", а в ВТД - в раздел "Изделие".

4. Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов "Внешние ссылки".

5. Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов.

6. Инструкция в общем случае содержит следующие разделы:

назначение ДМ;

идентификация ДМ;

структура данных ДМ;

применение ДМ;

внесение изменений;

вторичные документы.

В зависимости от особенностей ДМ допускается объединять или исключать отдельные разделы, вводить новые разделы.

6.1. В разделе "Назначение ДМ" указывают область применения ДМ.

6.2. В разделе "Идентификация ДМ" проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа (если она имеется).

6.3. В разделе "Структура данных ДМ" описывают синтаксис и семантику представления данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы (стандарты, инструкции и т. п.), в которых эти сведения указаны.

6.4. В разделе "Применение ДМ" излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ.

6.5. В разделе "Внесение изменений" указывают устанавливаемый порядок внесения изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно содержаний этих изменений. В разделе указывают перечень необходимых технических средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений.

6.6. В разделе "Вторичные документы" указывают возможный состав вторичных документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ. Здесь же приводят требования к техническим средствам и ссылки на программно-информационные средства, с применением которых эти документы могут быть получены.

Примеры оформления и расположения этикетки

1. Этикетка состоит из двух частей.

В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную информацию.

Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки.

Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.

2. Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения.

3. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии.

4. Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт. 1.

Форма этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт. 2.

1419 × 601 пикс.     Открыть в новом окне

647 × 657 пикс.     Открыть в новом окне

5. Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на черт. 3-5.

1164 × 1044 пикс.     Открыть в новом окне

872 × 640 пикс.     Открыть в новом окне

1053 × 680 пикс.     Открыть в новом окне

Служба технической документации и обращение документов на магнитных носителях данных

1. Служба технической документации

1.1. СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных (магнитных, бумажных, микроформах и т. д.).

1.2. СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции:

прием, учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических документов (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на носителях данных различного вида;

учет извещений об изменении;