обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;

причину, по которой ДМ признан непригодным;

архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;

архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;

архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;

дату восстановления и др.

10.4. При восстановлении подлинника ДМ:

заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;

делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.

10.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

11. Правила внесения изменений

11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.

11.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

11.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.

11.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.

Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.

11.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

11.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.

11.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.

11.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.

11.9. Допускается в графе "Содержание изменения" указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.

11.10. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.

Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.

11.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения 9).

Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.

Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе "Примечание" указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.

11.12. Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.

11.13. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4.

11.14. При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе "Содержание изменения" рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.

11.15. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях:

при внесении изменений;

при прекращении применяемости.

При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.

Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.

Термины и пояснения

Термин	Пояснение
1. АтрибутAttribute	Элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ИСО 8613/1)
2. Аутентичные документыAuthentic documents	Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных в визуальной или невизуальной форме
3. Вторичный документSecondary document	Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида
4. Идентичные документыIdentical documents	Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных
5. Машинограмма	По ГОСТ 6.10.1
6. Первичный документPrimary document	Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида (вторичных документов). Виды документов - по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101. ГОСТ 34.201
7. ТомVolume	Съемная физическая единица запоминающей среды (например катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск)

Инструкция по применению документов на носителях данных. Правила выполнения

1. Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах.

2. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют.

3. Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида "Инструкция...".

Инструкцию записывают в спецификацию в раздел "Документация", а в ВТД - в раздел "Изделие".

4. Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов "Внешние ссылки".

5. Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов.

6. Инструкция в общем случае содержит следующие разделы:

назначение ДМ;

идентификация ДМ;