9.5.1. Дубликаты ДМ изготавливает предприятие - держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ.

Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника.

Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем).

9.5.2. При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, восстанавливать на предприятии - держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

9.6. Учет копий

9.6.1. Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.

9.6.2. На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ.

Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий.

Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают.

9.6.3. Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ (форма 4а приложения 9) или по абонентским карточкам (формы 6, 6а приложения 9). Допускается оформлять выдачу копий по распискам (форма 7 приложения 9).

9.6.4. Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям или по изделиям.

9.7. Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.

10. Восстановление полинников

10.1. Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены.

10.2. Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ.

10.3. Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают:

обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;

причину, по которой ДМ признан непригодным;

архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;

архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;

архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;

дату восстановления и др.

10.4. При восстановлении подлинника ДМ:

заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;

делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.

10.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

11. Правила внесения изменений

11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.

11.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

11.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.

11.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.

Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.

11.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

11.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.

11.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.

11.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.

11.9. Допускается в графе "Содержание изменения" указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.

11.10. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.

Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.

11.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения 9).

Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.

Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе "Примечание" указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.

11.12. Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.

11.13. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4.

11.14. При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе "Содержание изменения" рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.

11.15. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях:

при внесении изменений;

при прекращении применяемости.

При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.

Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.