8.3.4. Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки. Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по другим поисковым признакам.

Рекомендуется хранить МНЗ раздельно по видам носителей данных.

Для обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях.

8.3.5. Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных сроков хранения и эксплуатации предусмотренных НТД для конкретного вида МН (при условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации). По истечении срока хранения МНЗ определяют необходимость восстановления ДМ, содержащихся на данном МНЗ, или устанавливают новый срок хранения МНЗ с указанием его в карточке учета МНЗ.

8.3.6. Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках (альбомах) в соответствии с системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии.

9. Учет полинников, дубликатов, копий

9.1. Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые на хранение, подлежат учету.

9.2. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2.501, приложение 3.

Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф "Кол. листов" и "Формат", в которых соответственно указывают число томов и вид носителя данных.

Рекомендуется вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных от других организаций копий ДМ.

9.3. К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от числа томов, на которых он размещен.

9.4. ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ (формы 5, 5а, 5б, 5в и их заполнение по приложению 9).

9.5. Дубликаты ДМ

9.5.1. Дубликаты ДМ изготавливает предприятие - держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ.

Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника.

Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем).

9.5.2. При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, восстанавливать на предприятии - держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

9.6. Учет копий

9.6.1. Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.

9.6.2. На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ.

Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий.

Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают.

9.6.3. Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ (форма 4а приложения 9) или по абонентским карточкам (формы 6, 6а приложения 9). Допускается оформлять выдачу копий по распискам (форма 7 приложения 9).

9.6.4. Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям или по изделиям.

9.7. Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.

10. Восстановление полинников

10.1. Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены.

10.2. Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ.

10.3. Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают:

обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;

причину, по которой ДМ признан непригодным;

архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;

архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;

архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;

дату восстановления и др.

10.4. При восстановлении подлинника ДМ:

заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;

делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.

10.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

11. Правила внесения изменений

11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.

11.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

11.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.

11.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.

Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.

11.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

11.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.

11.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.

11.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе "Содержание изменения" указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.

11.9. Допускается в графе "Содержание изменения" указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.