Действующий
в графе "Разработал" - фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ (группу документов), указанный в графе "Обозначение", и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;
в графе "Изготовил" - фамилию и подпись лица, изготовившего (получение и контроль) оригинал документа (группу документов) на носителе данных для передачи в СТД, и дату подписания;
в графе "Согласовано" - предприятие или подразделение, согласующее документ (группу документов), указанный в графе "Обозначение", фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), дату подписания;
в графе "Утвердил" - фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.
Для включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляют.
7.1. Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав комплекта документов.
7.2. Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.004 и ГОСТ 2.301 по форме 2 приложения 9.
код системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или использованная емкость магнитного диска и др.
Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т. п., соответственно увеличивая число граф.
8.1. МНЗ хранят в службе хранения ДМ - магнитотеке (см. приложение 4). Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке.
8.2.1. При приеме в магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной документации.
8.2.2. Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания инвентарных номеров.
8.2.3. МН регистрируют в книге регистрации и учета МН и МНЗ (форма 3 и ее заполнение по приложению 9). Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу.
8.3.2. В книге регистрации и учета МН и МНЗ (см. форму 3 приложения 9), напротив соответствующего инвентарного и заводского номеров МН в графе "Архивное обозначение МНЗ" проставляют обозначение, присвоенное службой хранення данному МНЗ.
Структура архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: код вида документа (подлинник - П, копия - К и др.), код вида МН (см. п. 5.1), поисковый адрес МНЗ в магнитотеке и другие поисковые признаки.
Карточку учета оформляют на каждый МНЗ. Если один документ записан на нескольких томах, то на каждый том также оформляют отдельную карточку учета.
8.3.4. Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки. Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по другим поисковым признакам.
Для обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях.
8.3.5. Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных сроков хранения и эксплуатации предусмотренных НТД для конкретного вида МН (при условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации). По истечении срока хранения МНЗ определяют необходимость восстановления ДМ, содержащихся на данном МНЗ, или устанавливают новый срок хранения МНЗ с указанием его в карточке учета МНЗ.
8.3.6. Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках (альбомах) в соответствии с системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии.
9.2. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2.501, приложение 3.
Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф "Кол. листов" и "Формат", в которых соответственно указывают число томов и вид носителя данных.