Действующий

4.5.4 Управление записями

Записи являются свидетельствами, подтверждающими функционирование и результативность системы экологического менеджмента. Ключевой характеристикой записей является их неизменность и, как правило, недопустимость пересмотра. Организации следует определить, какие записи требуются для эффективного управления экологическими проблемами. Записи должны включать в себя:

a) информацию о соблюдении законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять;

b) детальное описание несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий;

c) результаты аудитов системы экологического менеджмента и анализа со стороны руководства;

d) информацию об экологических характеристиках продукции (например, химический состав и свойства);

e) свидетельства достижения целей/выполнения задач;

f) информацию о лицах, прошедших обучение;

g) разрешения, лицензии или другие формы юридических документов;

h) результаты деятельности по поверке и калибровке;

i) результаты управления операциями (техническое обслуживание, проектирование, изготовление).

Эффективное управление записями способствует успешному внедрению системы экологического менеджмента. Ключевыми характеристиками управления записями являются средства идентификации, сбора, индексации, заполнения, хранения, обслуживания, выборки и сохранения записей.

4.5.5 Внутренний аудит

Внутренние аудиты системы экологического менеджмента организации следует проводить с запланированной периодичностью с определением и сбором информации для управляющего персонала (менеджмента) о том, соответствует ли система запланированным мероприятиям, внедрена ли она должным образом и поддерживается ли ее функционирование. Аудиты могут также проводиться с целью идентификации возможностей улучшения системы экологического менеджмента организации.

Организации следует разработать программу аудита, позволяющую планировать и проводить аудиты, а также определить аудиты, необходимые для достижения целей программы. Программа должна быть разработана с учетом области (характера) деятельности организации, ее экологических аспектов и потенциально возможных воздействий на окружающую среду, результатов предыдущих аудитов, а также других соответствующих факторов.

Каждый внутренний аудит не обязательно должен охватывать всю систему экологического менеджмента, но в течение срока действия программы должен быть обеспечен периодический аудит всех подразделений организации, функций и элементов системы, а также всей области применения системы экологического менеджмента.

Аудиты следует планировать, они должны проводиться объективным(и) и беспристрастным(ми) аудитором(ами) с привлечением, при необходимости, технического(их) эксперта(ов). Аудиторов выбирают из персонала организации или приглашают извне. Их коллективная компетентность должна быть достаточной для достижения целей и охвата области конкретного аудита, а также для получения результатов, вызывающих доверие в отношении их надежности. Результаты внутреннего аудита системы экологического менеджмента могут быть представлены в виде отчета и использованы для корректирования или предотвращения конкретных несоответствий, обеспечения полноты выполнения одной или большего числа целей программы аудита и получения входных данных для анализа со стороны руководства.

Примечание - Указания по проведению аудита систем экологического менеджмента приведены в ИСО 19011

4.6 Анализ со стороны руководства

Общие указания - Анализ со стороны руководства

Организации следует периодически анализировать и последовательно улучшать свою систему I экологического менеджмента с целью повышения общей экологической результативности.

4.6.1 Анализ системы экологического менеджмента

Высшему руководству организации следует через определенные интервалы времени проводить анализ системы экологического менеджмента, чтобы оценить, сохраняется ли пригодность системы, ее адекватность и результативность. Анализом следует охватывать экологические аспекты деятельности организации, ее продукции и услуг, которые входят в область применения системы экологического менеджмента.

Входными данными для анализа со стороны руководства могут быть:

a) результаты внутренних аудитов и оценки соответствия применимым законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять;

b) сообщения внешних заинтересованных сторон, включая претензии;

c) экологическая результативность организации;

d) степень достижения экологических целей и выполнения экологических задач;

e) состояние выполнения корректирующих и предупреждающих действий;

f) действия по результатам предыдущего анализа со стороны руководства;

g) информация об изменениях обстоятельств, содержащая:

1) информацию об изменениях продукции организации, ее деятельности и услуг;

2) результаты оценки экологических аспектов запланированных или новых разработок;

3) изменения законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять;

4) мнения заинтересованных сторон;

5) перспективы научных исследований и разработок;

6) уроки, извлеченные из аварий и нештатных ситуаций, а также рекомендации по улучшению.

Выходные данные анализа системы экологического менеджмента могут включать в себя следующие решения:

- о пригодности, адекватности и результативности системы;

- об изменениях физических, кадровых и финансовых ресурсов системы;

- о действиях, имеющих отношение к возможным изменениям экологической политики, целей, задач и другим элементам системы экологического менеджмента.

Записи анализа, проводимого руководством организации, могут включать в себя копии повестки дня проведенного совещания и перечень его участников, представленные материалы или рабочие записи, а также решения, принятые руководством и зарегистрированные в виде служебных записок, файлов, отчетов, планов-графиков или записей системы контроля исполнения распоряжений.

Каждая организация решает самостоятельно, кто будет принимать участие в анализе со стороны руководства. Обычно в число лиц, проводящих такой анализ, входят специалисты экологической службы (собирающие и предоставляющие информацию), менеджеры основных подразделений (работа которых связана со значимыми экологическим аспектам или отвечающие за ключевые элементы системы экологического менеджмента, такие как подготовка кадров, ведение записей и т.п.) и высшие руководители (оценивающие результативность системы экологического менеджмента, идентифицирующие приоритеты улучшений, распределяющие ресурсы и обеспечивающие эффективность действий, предпринимаемых по результатам анализа).

4.6.2 Постоянное улучшение

Общие указания - Постоянное улучшение

Постоянное улучшение - ключевая характеристика эффективной системы экологического менеджмента.

Постоянное улучшение осуществляется путем достижения экологических целей и выполнения соответствующих задач и общего совершенствования системы экологического менеджмента или ее компонентов.

4.6.2.1 Возможности улучшения

Организации следует постоянно оценивать свою экологическую результативность и результативность процессов системы экологического менеджмента, чтобы идентифицировать возможности улучшения. Высшее руководство должно принимать непосредственное участие в этом процессе, осуществляя анализ со своей стороны.