Можно привести следующие примеры таких ситуаций, связанные:

a) с функционированием системы:

1) не установлены экологические цели и задачи;

2) не распределена ответственность в рамках системы экологического менеджмента, такая, как ответственность за достижение экологических целей и выполнение экологических задач или ответственность за подготовленность к аварийным ситуациям и реагированию на них;

3) не проводится периодическая оценка соответствия законодательным требованиям;

b) с экологической результативностью:

1) не решаются задачи снижения энергопотребления;

2) не выполняются требования по техническому обслуживанию в установленные сроки;

3) не выполняются критерии операций (например, параметры выходят за допустимые границы).

Процесс внутреннего аудита системы экологического менеджмента, описанный в 4.5.5, является одним из средств периодической идентификации несоответствий. Идентификация несоответствий может также проводиться в рамках повседневных обязанностей лиц, чья работа имеет непосредственное отношение к выполняемым операциям и которые могут заметить потенциально возможные или уже возникшие проблемы.

Если несоответствие идентифицировано, то следует проанализировать и определить его причину, чтобы корректирующее действие было сконцентрировано на соответствующей части системы. При разработке плана устранения несоответствия организации следует рассмотреть, какие действия необходимо предпринять, чтобы смягчить возникшую проблему, какие изменения необходимо провести, чтобы исправить ситуацию (восстановить нормальное функционирование), и что необходимо сделать, чтобы предотвратить повторение возникшей проблемы (устранить ее причину(ы)). Характер и сроки выполнения таких действий должны соответствовать характеру и масштабу несоответствия, а также уровню его воздействия на окружающую среду.

Если потенциальная проблема идентифицирована, но фактического несоответствия не существует, то следует предпринять предупреждающие действия с использованием аналогичного подхода. Потенциальные проблемы могут быть идентифицированы с использованием таких методов, как экстраполяция результатов предпринятых корректирующих действий по устранению фактических несоответствий в другой области, где выполняется подобная деятельность, либо с использованием метода анализа трендов (тенденций) или анализа имеющихся опасностей при выполнении данной операции.

Управляющему персоналу (менеджменту) следует обеспечивать выполнение корректирующих и предупреждающих действий и систематически отслеживать их результативность.

Разработка процедур, ориентированных на фактические и потенциальные несоответствия, и выполнение корректирующих и предупреждающих действий, помогает обеспечить согласованность этого процесса. В таких процедурах следует распределить ответственность, полномочия и определить меры для планирования и выполнения корректирующих и предупреждающих действий. Если в результате предпринятых действий необходимо внести изменения в систему экологического менеджмента, то используемый процесс должен обеспечить соответствующую актуализацию и утверждение связанной с этими изменениями документации, проведение соответствующего обучения персонала, ведение записей и доведение информации о внесенных изменениях до всех лиц, которым эта информация необходима.

4.5.4 Управление записями

Записи являются свидетельствами, подтверждающими функционирование и результативность системы экологического менеджмента. Ключевой характеристикой записей является их неизменность и, как правило, недопустимость пересмотра. Организации следует определить, какие записи требуются для эффективного управления экологическими проблемами. Записи должны включать в себя:

a) информацию о соблюдении законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять;

b) детальное описание несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий;

c) результаты аудитов системы экологического менеджмента и анализа со стороны руководства;

d) информацию об экологических характеристиках продукции (например, химический состав и свойства);

e) свидетельства достижения целей/выполнения задач;

f) информацию о лицах, прошедших обучение;

g) разрешения, лицензии или другие формы юридических документов;

h) результаты деятельности по поверке и калибровке;

i) результаты управления операциями (техническое обслуживание, проектирование, изготовление).

Эффективное управление записями способствует успешному внедрению системы экологического менеджмента. Ключевыми характеристиками управления записями являются средства идентификации, сбора, индексации, заполнения, хранения, обслуживания, выборки и сохранения записей.

4.5.5 Внутренний аудит

Внутренние аудиты системы экологического менеджмента организации следует проводить с запланированной периодичностью с определением и сбором информации для управляющего персонала (менеджмента) о том, соответствует ли система запланированным мероприятиям, внедрена ли она должным образом и поддерживается ли ее функционирование. Аудиты могут также проводиться с целью идентификации возможностей улучшения системы экологического менеджмента организации.

Организации следует разработать программу аудита, позволяющую планировать и проводить аудиты, а также определить аудиты, необходимые для достижения целей программы. Программа должна быть разработана с учетом области (характера) деятельности организации, ее экологических аспектов и потенциально возможных воздействий на окружающую среду, результатов предыдущих аудитов, а также других соответствующих факторов.

Каждый внутренний аудит не обязательно должен охватывать всю систему экологического менеджмента, но в течение срока действия программы должен быть обеспечен периодический аудит всех подразделений организации, функций и элементов системы, а также всей области применения системы экологического менеджмента.

Аудиты следует планировать, они должны проводиться объективным(и) и беспристрастным(ми) аудитором(ами) с привлечением, при необходимости, технического(их) эксперта(ов). Аудиторов выбирают из персонала организации или приглашают извне. Их коллективная компетентность должна быть достаточной для достижения целей и охвата области конкретного аудита, а также для получения результатов, вызывающих доверие в отношении их надежности. Результаты внутреннего аудита системы экологического менеджмента могут быть представлены в виде отчета и использованы для корректирования или предотвращения конкретных несоответствий, обеспечения полноты выполнения одной или большего числа целей программы аудита и получения входных данных для анализа со стороны руководства.

Примечание - Указания по проведению аудита систем экологического менеджмента приведены в ИСО 19011

4.6 Анализ со стороны руководства

Общие указания - Анализ со стороны руководства

Организации следует периодически анализировать и последовательно улучшать свою систему I экологического менеджмента с целью повышения общей экологической результативности.

4.6.1 Анализ системы экологического менеджмента

Высшему руководству организации следует через определенные интервалы времени проводить анализ системы экологического менеджмента, чтобы оценить, сохраняется ли пригодность системы, ее адекватность и результативность. Анализом следует охватывать экологические аспекты деятельности организации, ее продукции и услуг, которые входят в область применения системы экологического менеджмента.

Входными данными для анализа со стороны руководства могут быть:

a) результаты внутренних аудитов и оценки соответствия применимым законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять;

b) сообщения внешних заинтересованных сторон, включая претензии;

c) экологическая результативность организации;

d) степень достижения экологических целей и выполнения экологических задач;

e) состояние выполнения корректирующих и предупреждающих действий;

f) действия по результатам предыдущего анализа со стороны руководства;

g) информация об изменениях обстоятельств, содержащая:

1) информацию об изменениях продукции организации, ее деятельности и услуг;

2) результаты оценки экологических аспектов запланированных или новых разработок;

3) изменения законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять;

4) мнения заинтересованных сторон;

5) перспективы научных исследований и разработок;