a) документы можно было легко идентифицировать с соответствующей организацией, подразделением, функцией, определенным видом деятельности, или лицом, ответственным за контакты;

b) документы (кроме записей) регулярно анализировались, при необходимости пересматривались и утверждались уполномоченными лицами перед их выпуском;

c) действующие версии соответствующих документов были доступны во всех местах, где они необходимы для эффективного функционирования системы;

d) утратившие силу документы незамедлительно изымались из всех мест их хранения и использования. В некоторых случаях, например для целей подтверждения соответствия законодательству или для целей сохранения старой информации, устаревшие документы могут сохраняться.

Эффективное управление документами обеспечивается путем:

- разработки соответствующего формата, который содержит уникальное название, учетный номер, даты принятия, внесения изменений и пересмотра, а также фамилию ответственного исполнителя;

- установления процедуры анализа и утверждения документов лицами, имеющими соответствующие технические знания и полномочия;

- поддерживания эффективной системы распределения документов.

4.4.6 Управление операциями

Общие указания - Управление операциями

Организации необходимо применять определенные виды управления операциями для выполнения обязательств, включенных в экологическую политику и связанных с достижением экологических целей и выполнением соответствующих задач, обеспечением соответствия законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять, а также для управления значимыми экологическими аспектами. Для планирования результативного и эффективного управления операциями организации следует идентифицировать, где, какие средства управления необходимы и для каких целей. Необходимо определить виды и уровни управления, соответствующие потребностям организации. Выбранные средства управления операциями следует поддерживать и периодически оценивать их результативность.

4.4.6.1 Идентификация потребностей, необходимых при управлении операциями

Организация может использовать управление операциями для:

a) управления идентифицированными значимыми экологическими аспектами;

b) обеспечения соответствия законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять;

c) достижения экологических целей и выполнения экологических задач, обеспечения реализации своей экологической политики, включая выполнение обязательств по предотвращению загрязнений и постоянному улучшению;

d) устранения или минимизации экологических рисков.

При идентификации потребностей, необходимых для управления операциями, организации следует рассмотреть все операции, включая те, которые относятся к выполнению функций менеджмента, такие, как закупки, продажа, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, повседневные процессы, такие, как изготовление, техническое обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции, а также внешние процессы, такие, как поставка продукции и услуг.

Организации следует также решить вопрос о том, каким образом подрядчики или поставщики могут влиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать поставленных целей и выполнять экологические задачи и в результате обеспечить соответствие законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять. Организации следует разработать методы управления необходимыми операциями, такие, как документированные процедуры, заключение контрактов или соглашений с поставщиками, а также, при необходимости, доводить до сведения подрядчиков и поставщиков данную информацию.

4.4.6.2 Разработка управления операциями

Управление операциями может принимать различные формы, например процедуры, рабочие инструкции, средства физического контроля, использование подготовленного персонала и любые сочетания этих форм. Выбор конкретных методов управления зависит от множества факторов, таких как умение и опыт людей, выполняющих операцию, от сложности и экологической значимости самой операции.

Общий подход к разработке управления операциями обычно включает в себя:

a) выбор методов управления;

b) выбор приемлемых критериев операций;

c) установление, при необходимости, процедур, определяющих, каким образом следует планировать, выполнять и контролировать идентифицированные операции;

d) документирование, при необходимости, вышеуказанных процедур в виде инструкций, знаков, форм, видеоматериалов, фотографий и т.п.

Дополнительно к процедурам, рабочим инструкциям и другим механизмам управления, управление операциями может включать в себя проведение измерений, оценки и установление факта, что операции выполняются в соответствии с принятыми критериями.

Организация может разработать процедуры, позволяющие повышать ее способность осуществлять согласованное управление операциями. Управление операциями является важным компонентом программы (программ) экологического менеджмента организации (см. 4.3.3.2).

Управление операциями должно также распространяться на обучение лиц, осуществляющих функции управления, чтобы гарантировать запланированное управление операциями.

Примечание - Указания по вопросам обучения приведены в 4.4.2.

Как только управление операциями будет внедрено, организации следует обеспечить мониторинг применения установленного управления, а также мониторинг результативности управления, планирования и проведения, при необходимости, корректирующих действий.

Практический совет - Управление операциями

При разработке или модификации управления операциями и соответствующих процедур организации следует рассмотреть различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами. Примерами таких операций могут быть:

a) приобретение, строительство или модификация объектов собственности или средств производства (установок);

b) заключение контрактов;

c) предоставление услуг потребителю;

d) погрузочно-разгрузочные операции и хранение сырьевых материалов;

e) маркетинг и реклама;

f) процессы производства и технического обслуживания;

g) закупки;

h) исследования, проектирование и инженерные разработки;

i) хранение продукции;

j) транспортирование;

k) процессы использования (т.е. потребление энергии и воды, рециклинг, управление отходами и сточными водами).

4.4.7 Готовность к нештатным ситуациям, авариям и ответные действия

Организации следует разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру(ы), устанавливающую(ие) подробный порядок идентификации возможных нештатных ситуаций и аварий, которые могут оказать негативное воздействие(я) на окружающую среду, а также процедуру проведения ответных действий по смягчению и ликвидации последствий, если такое событие произошло. Процедура(ы) идентификации нештатных ситуаций, аварий и ответных действий и методы управления ими должны включать в себя, если уместно, рассмотрение следующих воздействий:

a) аварийные выбросы в атмосферу;

b) аварийные сбросы в воду и на землю;

c) специфические эффекты воздействия аварий на окружающую среду и экосистемы.

В процедуре(ах) следует учитывать потенциально возможные последствия аномальных условий функционирования, возможных нештатных ситуаций и аварий.