Действующий
Для подтверждения того, что система экологического менеджмента создана и эффективно функционирует, организации следует разработать и поддерживать в рабочем состоянии соответствующую документацию. Целью такой документации является обеспечение необходимой информацией работников и других заинтересованных сторон в той мере, в которой это требуется. Документацию следует собирать и поддерживать таким образом, который соответствует уровню культуры и потребностям организации. Документацию следует использовать для расширения и улучшения существующей информационной системы. Объем документации может быть разным для различных организаций, но в любом случае документация должна включать в себя описание системы экологического менеджмента (см. Практический совет - Документация).
Организация может выбрать представление информации в форме руководства, которое содержит общий обзор или основные положения по системе экологического менеджмента и может включать в себя ссылки на другую применяемую документацию. Структура любого руководства по системе экологического менеджмента не обязательно должна соответствовать требованиям ИСО 14001 или другого стандарта.
Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, которые относятся к идентифицированным значимым экологическим аспектам) организации следует разработать процедуру(ы) детального документирования, определенный метод (способ) выполнения каждого такого процесса. Если организация не документирует процедуру, то она должна путем информирования или обучения обеспечить осведомленность соответствующих работников о требованиях, которые необходимо выполнять (см. 4.4.2).
Записи, содержащие информацию о достигнутых результатах или служащие свидетельством выполнения работ, являются составной частью документации организации, и управление ими осуществляется обычно в рамках различных процессов менеджмента (см. 4.5.4).
Документы могут быть оформлены на любом носителе информации (бумажный или электронный носитель, фотографии, плакаты). Они должны быть четкими, легко понимаемыми и доступными для тех, кто нуждается в информации, содержащейся в них. Электронная форма представления документации имеет определенные преимущества, так как ее легко актуализировать, обеспечить контролируемый доступ и использование только действующих версий документов.
Если процессы системы экологического менеджмента приведены в соответствие с процессами других систем менеджмента, то организация может объединять соответствующую документацию на систему экологического менеджмента с документацией этих систем.
a) документы можно было легко идентифицировать с соответствующей организацией, подразделением, функцией, определенным видом деятельности, или лицом, ответственным за контакты;
b) документы (кроме записей) регулярно анализировались, при необходимости пересматривались и утверждались уполномоченными лицами перед их выпуском;
c) действующие версии соответствующих документов были доступны во всех местах, где они необходимы для эффективного функционирования системы;
d) утратившие силу документы незамедлительно изымались из всех мест их хранения и использования. В некоторых случаях, например для целей подтверждения соответствия законодательству или для целей сохранения старой информации, устаревшие документы могут сохраняться.
- разработки соответствующего формата, который содержит уникальное название, учетный номер, даты принятия, внесения изменений и пересмотра, а также фамилию ответственного исполнителя;
- установления процедуры анализа и утверждения документов лицами, имеющими соответствующие технические знания и полномочия;
Организации необходимо применять определенные виды управления операциями для выполнения обязательств, включенных в экологическую политику и связанных с достижением экологических целей и выполнением соответствующих задач, обеспечением соответствия законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять, а также для управления значимыми экологическими аспектами. Для планирования результативного и эффективного управления операциями организации следует идентифицировать, где, какие средства управления необходимы и для каких целей. Необходимо определить виды и уровни управления, соответствующие потребностям организации. Выбранные средства управления операциями следует поддерживать и периодически оценивать их результативность.
b) обеспечения соответствия законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять;
c) достижения экологических целей и выполнения экологических задач, обеспечения реализации своей экологической политики, включая выполнение обязательств по предотвращению загрязнений и постоянному улучшению;
При идентификации потребностей, необходимых для управления операциями, организации следует рассмотреть все операции, включая те, которые относятся к выполнению функций менеджмента, такие, как закупки, продажа, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, повседневные процессы, такие, как изготовление, техническое обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции, а также внешние процессы, такие, как поставка продукции и услуг.
Организации следует также решить вопрос о том, каким образом подрядчики или поставщики могут влиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать поставленных целей и выполнять экологические задачи и в результате обеспечить соответствие законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять. Организации следует разработать методы управления необходимыми операциями, такие, как документированные процедуры, заключение контрактов или соглашений с поставщиками, а также, при необходимости, доводить до сведения подрядчиков и поставщиков данную информацию.
Управление операциями может принимать различные формы, например процедуры, рабочие инструкции, средства физического контроля, использование подготовленного персонала и любые сочетания этих форм. Выбор конкретных методов управления зависит от множества факторов, таких как умение и опыт людей, выполняющих операцию, от сложности и экологической значимости самой операции.
c) установление, при необходимости, процедур, определяющих, каким образом следует планировать, выполнять и контролировать идентифицированные операции;
d) документирование, при необходимости, вышеуказанных процедур в виде инструкций, знаков, форм, видеоматериалов, фотографий и т.п.
Дополнительно к процедурам, рабочим инструкциям и другим механизмам управления, управление операциями может включать в себя проведение измерений, оценки и установление факта, что операции выполняются в соответствии с принятыми критериями.
Организация может разработать процедуры, позволяющие повышать ее способность осуществлять согласованное управление операциями. Управление операциями является важным компонентом программы (программ) экологического менеджмента организации (см. 4.3.3.2).