Практический совет - Внутренний и внешний обмены информацией

Примерами передаваемой информации могут быть:

a) общая информация об организации;

b) заявления руководства организации, если это применимо;

c) заявление об экологической политике, целях и задачах;

d) сообщение о процессах экологического менеджмента (включая сообщение о привлечении работников и заинтересованных сторон);

e) обязательства организации по постоянному улучшению и предотвращению загрязнений окружающей среды;

f) информация, относящаяся к экологическим аспектам выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, сообщаемая, например, посредством экологической маркировки и декларации;

g) информация об экологической результативности организации, включая наблюдаемые тенденции (например, в отношении снижения количества получаемых отходов, сопровождения продукции, показателей результативности в прошлом);

h) информация о соблюдении организацией законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять, а также о корректирующих действиях, предпринятых в ответ на идентифицированные случаи несоблюдения этих требований;

i) дополнительная информация к отчетам, например в виде глоссариев;

j) финансовая информация, например о полученной экономии затрат или об инвестициях в экологические проекты;

k) возможные стратегии повышения экологической результативности организации;

I) информация об инцидентах с экологическими последствиями;

m) другие источники информации, например координаты лица (лиц) для контактов или адрес сайта в Интернете.

При внутреннем и внешнем обменах экологической информацией важно помнить следующее:

- информация должна быть понятной и адекватно интерпретируемой;

- информация должна быть прослеживаемой;

- организации следует представлять точную картину своей результативности;

- по возможности, информацию следует представлять в сопоставимой форме (например, следует использовать одни и те же единицы измерения).

4.4.3.3 Процессы обмена информацией

При разработке программы обмена информацией организации следует учитывать область, характер и масштабы своей деятельности, значимые экологические аспекты, а также характер и потребности заинтересованных сторон.

Организации следует рассмотреть следующие этапы обмена информацией;

a) сбор информации или поиск информации путем направления запросов, включая получение информации от заинтересованных сторон;

b) определение задач потребителя(ей) и его(их) потребностей в информации или в диалоге;

c) отбор информации, соответствующей интересам потребителя(ей);

d) принятие решения о содержании информации, которую следует передать потребителю(ям);

e) определение методов, приемлемых для проведения обмена информацией;

f) оценка процесса обмена информацией и периодическое определение его результативности.

4.4.4 Документация

Для подтверждения того, что система экологического менеджмента создана и эффективно функционирует, организации следует разработать и поддерживать в рабочем состоянии соответствующую документацию. Целью такой документации является обеспечение необходимой информацией работников и других заинтересованных сторон в той мере, в которой это требуется. Документацию следует собирать и поддерживать таким образом, который соответствует уровню культуры и потребностям организации. Документацию следует использовать для расширения и улучшения существующей информационной системы. Объем документации может быть разным для различных организаций, но в любом случае документация должна включать в себя описание системы экологического менеджмента (см. Практический совет - Документация).

Организация может выбрать представление информации в форме руководства, которое содержит общий обзор или основные положения по системе экологического менеджмента и может включать в себя ссылки на другую применяемую документацию. Структура любого руководства по системе экологического менеджмента не обязательно должна соответствовать требованиям ИСО 14001 или другого стандарта.

Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, которые относятся к идентифицированным значимым экологическим аспектам) организации следует разработать процедуру(ы) детального документирования, определенный метод (способ) выполнения каждого такого процесса. Если организация не документирует процедуру, то она должна путем информирования или обучения обеспечить осведомленность соответствующих работников о требованиях, которые необходимо выполнять (см. 4.4.2).

Записи, содержащие информацию о достигнутых результатах или служащие свидетельством выполнения работ, являются составной частью документации организации, и управление ими осуществляется обычно в рамках различных процессов менеджмента (см. 4.5.4).

Документы могут быть оформлены на любом носителе информации (бумажный или электронный носитель, фотографии, плакаты). Они должны быть четкими, легко понимаемыми и доступными для тех, кто нуждается в информации, содержащейся в них. Электронная форма представления документации имеет определенные преимущества, так как ее легко актуализировать, обеспечить контролируемый доступ и использование только действующих версий документов.

Если процессы системы экологического менеджмента приведены в соответствие с процессами других систем менеджмента, то организация может объединять соответствующую документацию на систему экологического менеджмента с документацией этих систем.

Практический совет - Документация

Примерами документов являются:

а) заявления в отношении экологической политики, ее целей и задач;

b) описание области применения системы экологического менеджмента;

c) описание программ и распределения ответственности;

d) информация о значимых экологических аспектах;

e) описание процедур;

f) информация о процессах; д) организационные схемы;

g) внутренние и внешние стандарты;

i) планы противоаварийных мероприятий для производственных площадок;

j) записи.

4.4.5 Управление документами

При управлении документами системы экологического менеджмента важно обеспечить следующее, чтобы:

a) документы можно было легко идентифицировать с соответствующей организацией, подразделением, функцией, определенным видом деятельности, или лицом, ответственным за контакты;