Действующий
9. Ha листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге, производится отметка о проведении сверки (приложение N 2), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 3) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.
10. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа и печатью.
Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. He допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.
11. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации производит передачу актовых книг и метрических книг в государственный архив соответствующего субъекта Российской Федерации.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив передаются справочно-поисковые материалы к ним.
12. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив актовых книг и метрических книг (приложения N 4, 4a), a также акт о передаче актовых книг и метрических книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 5).
Описи подлежат утверждению председателем экспертно-проверочной комиссии архивного органа субъекта Российской Федерации.
Опись составляется в четырех экземплярах, акт - в двух экземплярах. Три экземпляра описи и один экземпляр акта передаются вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в органе ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
Возможно составление отдельной описи передаваемых в государственный архив актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
13. Для передачи и приема актовых книг и метрических книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГСа, в котором хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг и метрических книг, и государственного архива.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
15. Доставка актовых и метрических книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
16. При обращении граждан по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Акт
о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации
┌───┬─────┬──────────────────┬────────────────────────┬──────┬──────────┐
│N │N │Наименование акто-│Крайние даты (даты нача-│Кол-во│Примечание│
│п/п│книги│вой книги │ла и окончания) │листов│ │
├───┼─────┼──────────────────┼───────────┬────────────┼──────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼─────┼──────────────────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────┼──────────────────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────┼──────────────────┼───────────┼────────────┼──────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────┴──────────────────┴───────────┴────────────┴──────┴──────────┘
┌───┬──────────────────────────────┬────────────┬────────────┬──────────┐
│N │Наименование │Вид носителя│Кол-во │Примечание│
│п/п│справочно-поисковых материалов│ │(лист/штука)│ │
├───┼──────────────────────────────┼────────────┼────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───┼──────────────────────────────┼────────────┼────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
├───┼──────────────────────────────┼────────────┼────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
├───┼──────────────────────────────┼────────────┼────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
└───┴──────────────────────────────┴────────────┴────────────┴──────────┘