Действующий
В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. В инструкции устанавливается, что:
документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти);
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;
регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;
сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;
регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;
копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;
Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.
Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.
экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);
неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;
документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;
документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью;
решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель;
отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;
на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;
с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота (см. раздел 3.6.);
документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;
обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17 ст. 1557).
Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
процедуру прохождения проектов приказов федерального органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;
организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);
процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;
место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства.
В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат федерального органа исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.