(Действующий) Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76"Об...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый_!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию _", "Направляем на заключение проект _" и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным _", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность_"), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о_", "Считаю возможным принять участие в_");
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 17.

3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения - автора документа;
вид документа;
дата документа,
регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
подпись;
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

Раздел "Организация документооборота" Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:
прием и первичную обработку поступающих документов;
предварительное рассмотрение документов;
порядок регистрации поступающих документов;
порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;
порядок регистрации отправляемых документов;
порядок отправки документов;
порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
учет и анализ объемов документооборота:
организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.