Действующий
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;
особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17 ст. 1557);
постановление Правительства Российской Федерации от 18.05.2005 N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи" (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 21 ст. 2030);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14 ст. 1540).
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый_!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию _", "Направляем на заключение проект _" и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным _", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность_"), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о_", "Считаю возможным принять участие в_");
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.
виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;