регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

3.3. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

3.3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов федеральных органов исполнительной власти;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. N 2, ст. 123).

Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" установлено, что на бланках федеральных органов исполнительной власти помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти.

В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк постановления;

бланк протокола;

бланк письма федерального органа исполнительной власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти*(5);

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

для бланка письма федерального органа исполнительной власти:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.