При нажатии на кнопку «Создать заявку» будет выведена форма создания заявки. В зависимости от исходного документа (договор или этап к договору) в списке услуг для выбора будет показан перечень заявок по договорам или по этапам соответственно.

После того, как все необходимые данные для заявки будут выбраны, требуется нажать кнопку «Создать заявку» (рисунок 37).

933 × 293 пикс.     Открыть в новом окне	Кнопка "Создать заявку" на форме новой заявки

Заявка будет создана в статусе согласно ТЗ («Исполнена» или «На исполнении»). Заявка «На исполнении» будет переведена в статус «Исполнена» при отправке договора на согласование.

Отчеты по созданным заявкам на основании документа

Для того чтобы просмотреть список заявок по документу нужно выбрать «Заявки...-> Созданные заявки (УК)». На рисунке 38 представлен пример отчета по созданным заявкам.

При нажатии на ссылку можно открыть документ заявки. В заявке находится ссылка на исходный документ (рисунок 39).

Для канцелярии доступны пункты, представленные на рисунке 40.

Будет выдан диалог выбора организации (для договоров), или организация-заказчик будет подставлена автоматически (для БД «ПУД»), осуществлен поиск договоров в карточках соответствий (услуга, заказчик) → договор.

Исполнение заявок по частям

1. Для подключения функционала частичного исполнения услуги необходимо в карточке услуги на вкладке «Настройка бизнес-процесса» установить галку «услуга может оказываться по частям», после этого в любых заявках по данной услуге становится доступен функционал на вкладке «Факт исполнения» (если не доступен сразу, требуется снова зайти в Lotus)

2. Если флаг частичного выполнения установлен, в этом случае в статусах «На исполнении», «Исполнена частично» контролерам, исполнителям доступны кнопки «Добавить факт частичного исполнения», «Отменить последнюю операцию».

3. Частичное выполнение услуг отмечается в таблице 1.

[TABLE_NAME]Таблица 1 ­– Таблица частичного выполнения услуг[/TABLE_NAME]

Дата исполнения	Ответственный	Количество	Согласование	Выгрузка в 1С
15.09.2010 (еще не согласована)	исполнитель / контролер, отметивший факт выполнения	2	(пустая строка, " ") - на согласовании у руководителя флаг установлен, но руководитель еще не согласовал частичное выполнение заявки	нет документ еще не выгружался в 1С
15.09.2010 (согласование не требуется)			не требуется в настройках услуги не стоит флаг "результат согласовывается с заказчиком"	20.09.2010 (дата выгрузки)
15.09.2010/18.09.2010 15 сент - исполнена 18 сент - выполнение согласовано			отклонена / или / согласована

4. При добавлении отметки о выполнении проверяется общее количество по заявке и если оно не равно «по факту выполнения», ввод кол-ва услуг должен быть ограничен [общее количество по услуге] - [общее количество по всем строкам факта выполнения].

Если введенное количество равно остатку, перед добавлением строки появляется сообщение: «Перевести услугу в исполненные?». В этом случае изменяется статус услуги на «Исполнена» или «Исполнена. На согласовании руководителя заказчика», отправляются стандартные уведомления

Примечание: количество услуг считается среди согласованных услуг и тех, которые еще на согласовании.

5. Для уведомления руководителя заказчика о необходимости согласовать факт частичного исполнения услуги предусмотрено действие в обработке «Отправить на согласование частичного исполнения заказчику».

6. Выгрузка в 1С частично-исполненных заявок осуществляется по строкам, в колонке «выгрузка в 1С» ставится дата, когда реально был выгружен в 1С документ.

Заявка «Сверка расчетов»

В документе ПУД, панель действий, «Заявки…→ Связать с заявкой УК (сверка расчетов)» (рисунок 41)

Механизмы замещения

1. Реализованы уведомления заказчикам о заявках в статусе «Черновик. На доработке». По утрам автору заявки приходит письмо со списком заявок в указанном статусе.

2. Механизмы замещения.

Принцип работы: Администратор в адресной книге сервера может установить пересылку почты. Если такая пересылка установлена правильно, человеку, который указан заместителем, доступны все те же действия, что и исходному пользователю (отдельно не отображается, в обработке доступны действия замещающего).

Печать заявки в формате PDF и подписание ЭЦП

Для определенных типов заявок есть возможность печати заявки в формате .PDF и открытия хранилища файлов ЭЦП для подписания.

По кнопкам «Печать PDF → заявки» (рисунок 42) файл непосредственно выгружается в заявку (рисунок 43).

После двойного клика мыши по документу файл открывается в программе Adobe Acrobat Reader (Foxit reader). На рисунке 44 представлен пример выгруженного файла.

По кнопке «Открыть хранилище ЭЦП»

256 × 27 пикс.     Открыть в новом окне

открывается форма ЭЦП, на которой можно осуществить подпись документа (рисунок 45).

Описание работы с хранилищем ЭЦП представлено в инструкции пользователя «Хранилище ЭЦП».

Выгрузка физических лиц в 1С

При выгрузке заявок Лотус для определенных видов услуг в настройках карточек услуг имеется поле для выбора физического лица в поле «Инициатор» (рисунок 46).

Выбор осуществляется из каталога лиц (рисунки 47).

По выгруженным заявкам в «1С Бухгалтерия» заполняется данное поле в регистре «Исполнение заявок Лотус» (см. раздел Справочник «Заявки Лотус»).

Установлен запрет на изменение карточек услуг, оказываемых управлением «Экспертиза. Управление информационных технологий»

Удаление ошибочных заявок

В СЭД Lotus предусмотрен функционал удаления заявок созданных ошибочно.

В главном меню документа заявки выбрать «Действия\Заявка\Отменена как ошибочная» (рисунок 48).