Графы 19-28 служат для отражения в них оплаты, зачетов по числящейся кредиторской задолженности или отказов от оплаты (полных или частичных) по каждому счету-фактуре или заменяющему его документу.

Записи в этих графах производятся на основании банковских выписок, кассовых приходных ордеров или других документов.

При оплате частями против каждого счета-фактуры над первой суммой отмечаются последующие суммы частичной оплаты.

Отметка об оплате за продукцию и материальные ценности, отпущенные в порядке реализации, для нужд детского сада, для капитального строительства и т.п. делается в графах 22-23 и 27-28 в том отчетном месяце, когда произведена их оплата со специальных счетов в банке или со счетов бюджетного финансирования. Если продукция и товарно-материальные ценности, отпущенные в вышеуказанном порядке, не подлежат оплате (например, за готовые изделия, отпущенные для собственных производственных нужд, когда такой отпуск в соответствии с методом планирования считается реализацией), отметки о списании сумм делаются в том отчетном месяце, когда был произведен отпуск, на основании соответствующих документов об отпуске.

Отметка об отказе покупателя от акцепта счета-фактуры, когда продукция (товары) по этому счету оставлена на ответственное хранение у покупателя, делается по строке, где был зарегистрирован данный счет словом "отказ" в графах 19-23 или 24-28.

При наличии значительного количества отказов от оплаты эти суммы целесообразно переносить в отдельные вкладные листы журнала-ордера N 6.

В случаях возврата продукции до ее оплаты в графах 22-23 или 27-28 (в зависимости от месяца, в котором оприходованы возвращенные товарно-материальные ценности) делается отметка:

в графе 22 или 27 - корреспондирующий счет (N 40);

в графе "Сумма" - стоимость возвращенной продукции.

В конце отчетного месяца указанные суммы сторнируются с отгрузки (по одной строке - по графам "А" - "Г" и 1-18), и одновременно итоговая сумма показывается (красным) по графе 23 или 28 с указанием корреспондирующего счета N 40 "Готовая продукция".

Отметка о частичном акцепте счета-фактуры делается следующим порядком.

Если частичный отказ от акцепта, вследствие обнаруженных покупателем ошибок (в цене, в таксировке, в сортности, в подсчете сумм и т.п.), имел место в том же месяце, в котором произведена отгрузка и предприятие-грузоотправитель признает правильность частичного акцепта, то допущенные ошибки в счете-фактуре исправляются корректурным способом (зачеркивается одной чертой прежняя сумма и надписывается новая с соответствующей оговоркой).

Если частичный отказ от акцепта счета-фактуры по указанным причинам сделан покупателем в следующем отчетном месяце (после составления журнала-ордера N 6), отметка делается следующим порядком:

в журнале-ордере N 6 за прошлый месяц в графе 27 по строке, на которой зарегистрирован счет-фактура, указывается корреспондирующий счет N 45 (45, 64);

в графе 28 указывается сумма частичного отказа;

в графе 24 указывается номер строки внутреннего разворота журнала-ордера N 6 за отчетный месяц, по которой сторнируется сумма по частичному отказу;

в журнале-ордере N 6 за отчетный месяц во внутреннем развороте делается по свободной строке сторнировочная запись (красным);

по графам "А"-"Г" и 1-18 указываются данные по исправлению счета-фактуры;

в графе 24 указывается номер строки журнала-ордера N 6 за предыдущий месяц, по которой был зарегистрирован счет;

в графе 27 указывается корреспондирующий счет N 45 (45, 64);

в графе 28 указывается сумма частичного отказа (красным).

Отгрузка, отпуск и реализация продукции в порядке плановых платежей отражается в журнале-ордере N 6 во внутреннем его развороте в следующем порядке:

счета-фактуры на отгруженную продукцию в порядке плановых платежей регистрируются в журнале-ордере N 6 обычным порядком (заполняются графы "А"-"Г" и 1-18);

в графе 19 или 24 (в зависимости от месяца, в котором производится зачет плановых платежей) делается отметка о порядковом номере лицевого счета данного покупателя в ведомости N 2 "Аналитический учет расчетов";

в графе 22 или 27 указывается корреспондирующий счет N 76 (61, 67, 73, 76) "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (на этом счете отражаются плановые платежи);

в графе 23 или 28 указывается сумма счета-фактуры, которая засчитывается плановыми платежами.

Отметки об оплате счетов-фактур или о произведенных зачетах делаются в журнале-ордере во внутреннем его развороте (гр. 19-28) в течение 2 месяцев. Суммы по счетам-фактурам, неоплаченным в течение 2 месяцев, переносятся в журнал-ордер следующего (третьего) месяца в расшифрованном виде, т.е. по каждому счету-фактуре, причем заполняются графы "А" - "Г" и 18. Последующие отметки об оплате, списаниях или зачетах делаются против этих счетов-фактур.

На основании месячных итогов внутреннего разворота журнала-ордера N 6 и данных журнала-ордера N 5 заполняется таблица о движении готовых изделий и таблица о расчетных аналитических данных по отгрузке, отпуску и реализации продукции и материальных ценностей. При заполнении последней необходимо иметь в виду пояснения, приведенные в начале данного раздела.

На основании указанных таблиц и соответствующих документов делаются записи на 1 странице журнала-ордера N 6 по кредиту счетов N 40 "Готовая продукция", 43 "Внепроизводственные расходы", 45 (45, 64) "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" и 46 "Реализация".

Свободные графы (5, 6 и 8, 9) по счетам N 45 (45, 64) и 46 предназначены для отражения в них отдельных итоговых данных и для дополнительных записей.

В графах 1 и 3 записи производятся на основании данных об отгрузке и отпуске готовых изделий и товаров, приведенных во внутреннем развороте журнала-ордера.

В графах 4-6 производятся записи кредитовых оборотов по счету N 45 (45, 64) на основании месячных данных, приведенных в графах 15-17 (в части скидок и зачетов) и в графах 19-28 (в части оплаты счетов-фактур и др. операций).

В графах 7-9 записи производятся по данным о реализации, отраженным по строке 5 таблицы "Расчетные аналитические данные по отгрузке, отпуску и реализации".

Аналитические данные по внепроизводственным расходам (в правом верхнем углу на последней странице журнала-ордера N 6) в части дебетовых оборотов заполняются на основании данных журналов-ордеров, счета которых корреспондируют со счетом N 43 "Внепроизводственные расходы".

В части кредитовых оборотов таблица заполняется на основании данных, приведенных в графе 3, на лицевой стороне журнала-ордера N 6.

В специальной таблице, помещенной на последней странице журнала-ордера N 6, отражается движение готовых изделий в ценностном выражении. Данные о движении готовых изделий показываются в этой таблице без изделий ширпотреба из отходов и отдельно по изделиям ширпотреба из отходов.

Порядок заполнения таблицы и определения фактической себестоимости отгруженной или реализованной продукции (в предприятиях, где реализация отражается в момент отгрузки) приведен выше.

После подсчета месячных итогов и заполнения всех трех таблиц, итоги кредитовых оборотов по счетам из журнала-ордера переносятся в Главную книгу.

Порядок ведения журнала-ордера N 6 в снабженческих и сбытовых организациях

Если снабженческие организации, где это разрешено, реализацию товаров отражают по мере их отгрузки (по мере выдачи счетов-фактур на инкассо в учреждения банков), стоимость отпущенных товаров списывается со счета N 41 "Товары" в дебет счета N 46 "Реализация", а суммы по ценам реализации с кредита счета N 46 "Реализация" в дебет счета N 45 (45, 64) "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги".

В этом случае в указанных организациях на лицевой стороне журнала-ордера N 6 отражаются обороты по кредиту счетов N 41 "Товары", 42 "Торговая наценка и налог с оборота", 45 (45, 64) "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги", 46 "Реализация", 47 "Внутрисистемный отпуск" в корреспонденции с соответствующими счетами.

По кредиту счета N 42 "Торговая наценка и налог с оборота" показываются не только скидки, предоставляемые поставщиками снабженческим (сбытовым) организациям, предварительно отраженные в ведомости N 1 (как справочная сумма), но и скидки, предоставленные покупателям при реализации товаров, отраженные во внутреннем развороте журнала-ордера N 6. При этом получаемые от поставщиков скидки отражаются по кредиту счета N 42 в корреспонденции со счетом N 41 обычными записями, общим итогом из ведомости N 1, а скидки, предоставляемые покупателям, - в корреспонденции со счетом N 46 красной записью из внутреннего разворота журнала-ордера N 6.

Для обеспечения в отчете о реализации и отпуске товаров всех необходимых данных в журнале-ордере N 6 приводится справочно и фактическая себестоимость услуг (своего автотранспорта и других), оказанных покупателям, поскольку по кредиту счета N 46 "Реализация" нашла отражение сумма выручки за эти услуги.

Отражение во внутреннем развороте журнала-ордера N 6 операций по отгрузке и реализации товаров в снабженческих и сбытовых организациях производится порядком, указанным выше для промышленных предприятий, но со следующими особенностями:

а) в графах 1-11 отражается стоимость товаров и тары, отгруженных раздельно по складам;

б) транспортные и другие расходы за счет покупателей отражаются по каждому счету-фактуре в графах 13-14;

в) торговые накидки и скидки (красной записью) отражаются в графах 15-17;

г) транзитные операции с участием в расчетах отражаются в отдельной свободной графе. При значительном числе этих операций следует применять вкладные листы к журналу-ордеру N 6.

По транзитным операциям с участием в расчетах суммы по счетам-фактурам, предъявленным покупателям, отражаются в общем порядке. Суммы, предъявленные поставщиками, находят отражение в ведомости N 1.

Выписанные счета-фактуры покупателям регистрируются во внутреннем развороте журнала-ордера N 6. При этом для отражения данных о стоимости товаров и тары, отгруженных поставщиками, используются отдельные графы (1-11), над которыми делается надпись "По транзитным операциям". Полученная в установленном порядке сумма транзитных наценок приводится также отдельно в одной из граф 13-17 с тем, чтобы при записи операций по реализации в таблицу "Расчетные аналитические данные по отгрузке, отпуску и реализации продукции и материальных ценностей" имелась возможность проконтролировать полноту предъявления счетов-фактур покупателям на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков.