регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

ХХ ХХ ХХХ Х

│ │ │ │

│ │ │ │

Класс форм │ │ │ │

───────────────────────────────────┘ │ │ │

│ │ │

Подкласс форм │ │ │

──────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │

Регистрационный номер │ │

───────────────────────────────────────────────────┘ │

│

Контрольное число │

────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

09 01 004 6

│ │ │ │

│ │ │ │

Унифицированная система документации │ │ │ │

Пенсионного фонда │ │ │ │

──────────────────────────────────────────┘ │ │ │

│ │ │

Документация по учету и распределению средств │ │ │

────────────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │

Расчетная ведомость по страховым │ │

взносам в Пенсионный фонд │ │

──────────────────────────────────────────────────────┘ │

│

Контрольное число │

─────────────────────────────────────────────────────────────┘

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Для Унифицированной системы первичной учетной документации в документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) - общность учетных операций; шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.

Блок наименований объекта классификацией представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.