(Действующий) СТО СМК Закрытие периода...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий
2.2. При пользовании настоящим стандартом организации целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:
3.1.1. Закрытый период: период, заканчивающейся датой, после которой возможность отражение операций в регистрах учета, устанавливается настоящим СТО.
3.1.3. Информационная система: информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц.
3.2. Сокращения:
ИС – информационная система;
НК РФ – Налоговый Кодекс Российской Федерации;
Управление по внедрению - Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем
Управление в области экономики - Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики;
Отдел отчетности - Отдел формирования отчетности в информационных системах;
Отдел сопровождения – Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов;
Отдел автоматизации – Отдел автоматизации и стандартизации учетных технологий
ПУД – первичный учетный документ;
ЕИО – единоличный исполнительный орган;
ФХЖ – факт хозяйственной жизни

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным стандартом организации, несут все участники процесса, упомянутые в тексте стандарта организации.
4.2. Сотрудник Управления по внедрению несет ответственность за:
– своевременное и полное предоставление отчетности Заказчикам и в государственные органы на основании предоставленной информации Заказчиком;
4.3. Заказчик несет ответственность за:
- своевременное и полное предоставление информации, необходимой для достоверного и своевременного отражения в регистрах учета фактов хозяйственной жизни.
4.4. Контроль соблюдения требований данного стандарта организации участниками процесса осуществляет руководитель Управления по внедрению, ЕИО Заказчика.

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Закрытие периода производится ежемесячно в семь этапов.
5.2. Передача результатов работ по этапам между отделами фиксируется в календаре работ, создаваемом ежегодно отдельно по каждому Заказчику путем заполнения документа «Календарь работ» в учетной системе 1-С:Бухгалтерия в подсистеме «Календарь учетных работ».
5.3. Предельный срок окончания каждого этапа, ограничение прав по группам пользователей приведены в Приложении 1.
5.4. Если месяц является последним месяцем квартала или года, то закрытие периода производится с учетом особенностей, предусмотренных для таких месяцев, в Приложении 1.

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1. Этап 1: работа без ограничения для всех пользователей, все поступающие документы отражаются в текущем месяце или предыдущем (если поступили в Отдел сопровождения в пределах трех рабочих дней с момента окончания месяца).
6.2. Этап 2: прекращается прием документов для отражения в текущем месяце, все поступающие документы подлежат отражению в месяце поступления, Отдел сопровождения и Отдел регламентных операций отрабатывает все поступившие документы до окончания 1 этапа. Ответственный сотрудник Отдела регламентных операций предоставляет ответственному сотруднику Отдела отчетности своды для выгрузки из учетной системы 1С: ЗиУП в учетную систему 1С: Бухгалтерия не позднее дня, следующего за днем окончания 2 этапа закрытия периода. Закрывается доступ для Заказчиков для регистрации в учетной системе операций предыдущими периодами.
6.3. Этап 3: перепроведение учетной системы и запуск регламентных документов Отделом отчетности. Перепроведение учетной системы проводится также каждую пятницу, начиная с третьей пятницы месяца. Права ограничены для всех пользователей.
6.4. Этап 4: проводится самоконтроль Отделом сопровождения и Отделом отчетности, изучаются итоги перепроведения учетной системы. Запускаются инструменты контроля. Указанные действия проводятся также в течение месяца, Отделом сопровождения – каждую пятницу, начиная с третьей пятницы месяца, Отделом отчетности – каждый понедельник. Вносятся исправления в регистры учета по инициативе любого Отдела, внесение исправлений производится лицом, ответственным за регистрацию факта хозяйственной жизни в учетной системе. Права без ограничения – только у Отдела отчетности.
6.5. Этап 5: производится анализ полученных результатов, внесенных исправлений, передается результат в Отдел отчетности Отделом сопровождения и Отделом регламентных операций путем присвоения в учетной системе 1-С:Бухгалтерия подсистеме «Календарь учетных работ» видам работ в этапе 4 статуса «Исполнен» в разрезе каждого Заказчика. Отдел автоматизации проводит анализ взаиморасчетов, в том числе с подотчетными лицами, анализ наличия материальных ценностей, выданных подотчет, зачеты взаимных однородных требований. Если месяц является последним месяцем года – отдел автоматизации проводит инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, отдел сопровождения - инвентаризацию имущества Заказчика.
6.6. Этап 6: Отдел отчетности приступает к подготовительным мероприятиям по подготовке отчетности, при необходимости во вкладке «Поручение» задачи по календарю учетных работ в учетной системе 1-С:Бухгалтерия создаются поручения и направляются ответственным исполнителям отдела сопровождения, отдела регламентных операций, отдела автоматизации о внесении исправлений в регистры учета.
6.7. Этап 7: если месяц является следующим, после окончания квартала, то Отдел автоматизации производит формирование, согласование, подписание резервов по сомнительным долгам, направление поручение об отражение его в учете в Отдел сопровождения последним днем квартала. В случае, если задача из учетной системы 1-С:Бухгалтерия о готовности к формированию резерва по сомнительным долгам поступает в Отдел автоматизации ранее наступление 7 этапа, сотрудник Отдела автоматизации приступает к формированию резерва по сомнительным долгам не позднее следующего дня, за днем поступления задачи. Отдел отчетности приступает к подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности.

7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА

7.1. Решение о внесении изменений в данный стандарт организации принимает Владелец стандарта по представлению Разработчика.
7.2. Данный стандарт организации рассылается в электронном виде посредством СЭД лицам, определенным настоящим стандартом организации.

Приложение 1

Номер этапа
Пояснения
Предельный срок
Заказчик
Отдел сопровождения
Отдел автоматизации
Отдел регламентах операций
Отдел отчетности
Служебный пользователь ИС
месяц
квартал
год
1
Работа всех участников без ограничений
0-3 рабочих дня
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
2
Обработка всей информации, поступившей до окончания 1 этапа
плюс 3 рабочих дня
ФХЖ отражаются в месяце представления ПУД
3
Запуск регламентных документов
плюс 2 рабочих дня
доступ закрыт
Перепроведение базы. Проводится каждую пятницу, начиная с 3 пятницы месяца.
права ограничены
права ограничены
права ограничены
права ограничены
4
Инструменты контроля, самоконтроль. Отдел сопровождения - каждую пятницу, начиная с 3 пятницы месяца. Отдел отчетности - каждый понедельник
плюс 1 рабочий день
только по заявке, согласованной Отделом отчетности
доступ к виду документа
только по заявке, согласованной Отделом отчетности
права без ограничения
5
Анализ полученного результата. Передача результата в Отдел отчетности
плюс 1 рабочий день
индивидуальный график
6
Исправление всех выявленных проблем. Подготовительные мероприятия по подготовке отчетности
не позднее 14 числа календарного месяца, следующего за отчетным
индивидуальный график
7
Формирование, согласование, подписание РСД
не предусмотрено
плюс 2 рабочих дня
не предусмотрено
доступ к виду документа
Подготовка отчетности по графику
не позднее 17 числа календарного месяца, следующего за отчетным
индивидуальный график
только по заявке, согласованной Отделом отчетности
только по заявке, согласованной Отделом отчетности