4.1.3 ежедневно обеспечивать учет и сохранность поступающих документов;

4.1.4 ежедневно принимать и своевременно регистрировать документацию, поступающую от организаций;

4.1.5 проверять комплектность принимаемой документации;

4.1.6 ежедневно вести работу по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование хранимой документации;

4.1.7 ежедневно оказывать помощь в поиске необходимых материалов;

4.1.8 ежедневно осуществлять контроль за состоянием архивных документов, соблюдать в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

4.1.9 ежедневно заниматься комплектованием документации для выдачи по заявке;

4.1.10 осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в организации;

4.1.11 принимать участие в разработке инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;

4.1.12 инструктировать работников о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

4.2. Для соблюдения требований по технике безопасности начальник архива обязан:

4.2.1 соблюдать правила и нормы по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности;

4.2.2 не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия;

4.2.3 обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации на персональном компьютере (использовать пароль доступа, не передавать важные сведения в общую сеть и пр.);

4.3. Для обеспечения качества при выполнении работ начальник архива обязан:

4.3.1 при выявлении нарушений соблюдения локальных нормативных актов предприятия в области документационного обеспечения управления подготавливать и документировать информацию о нарушениях, формулировать рекомендации по улучшению и предоставлять руководству;

4.3.2. своевременно выполнять распоряжения и приказы директора предприятия.

5.1. Начальник архива:

- составляет план работы архива;

- по распоряжению директора сдает отчеты по регистрации и выдаче документации, хранящейся в архиве.

6.1.1. От директора организации:

- о задачах и планах на предстоящий год;

- оперативные данные;

- о кадровой политике;

- распоряжения и приказы от директора;

- о внесении изменений в производственный график.

6.1.3. От инженеров по научно-технической информации еженедельно получает:

- справку о состоянии базы электронного документооборота;

- отчеты о выполненной работе;

- предложения по улучшению работ;

- справку об объеме документооборота.

6.1.4. Передает информацию директору организации:

6.2.1. От заказчиков:

- документация от организаций-контрагентов;

6.2.3. Заказчикам:

- информация о составе и содержании документов, хранящихся в архиве;

- документацию заказчику, подрядчику на проверку, согласование;

- документацию, либо ее копии по заявкам;

- претензии и отзывы о работе.

Для выполнения обязанностей начальнику архива предоставлены права:

- требовать от директора создания необходимых условий труда для выполнения служебных обязанностей: обеспечение хорошо освещенного рабочего места, оснащенного компьютером и принтером;

- в пределах своей компетенции сообщать непосредственному директору обо всех выявленных недостатках и вносить предложения по их устранению;

- вносить предложения по совершенствованию работы предприятия и упрощению документооборота, проводить контроль и анализ деятельности архива;