архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;

архив - организация или структурное подразделение воинской части (организации), осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

фондообразователи - воинские части и организации, которые создали архивные документы и передали их на хранение в архив;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

объединенный архивный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства);

архивная коллекция - совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому и др.);

классификация документов в пределах архива - группировка по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям;

опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;

постоянное хранение архивных документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);

временное хранение архивных документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

классификация документов в пределах архивного фонда - их группировка и расположение в фонде.

12. Архивы Вооруженных Сил осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечивают использование архивных документов.

Систему архивов Вооруженных Сил составляют:

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО) с филиалом*(4);

Центральный архив Ракетных и Космических войск (ЦА РКВ) с филиалом;

Центральный военно-морской архив (ЦВМА);

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (АВМД);

архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз (далее именуются - окружные и флотские архивы).

Архивы, не упомянутые в данном пункте, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.

13. В воинских частях и организациях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых (секретных) отделов (отделений, частей, канцелярий и делопроизводств) штабов и организаций.

14. Центральные архивы имеют угловые штампы и гербовые печати с действительными наименованиями.

АВМД пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.

15. ЦА МО подчиняется начальнику Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместителю начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации и является головным по отношению к архивам военных округов.

16. ЦА РКВ подчиняется начальнику штаба Ракетных войск стратегического назначения и, в части касающейся, - начальнику штаба Космических войск.

17. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.

18. Архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз подчиняются начальникам соответствующих штабов.

19. Начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации осуществляет общее руководство архивами видов и родов войск Вооруженных Сил, военных округов, флотов, департаментов, главных и центральных управлений Министерства обороны по вопросам архивного дела.

20. На архивы возлагается:

прием, учет и хранение архивных документов;

фондирование принятых в архив дел и документов;

научно-техническая обработка принятых на хранение документов;

создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;

выдача архивных справок, копий и выписок из документов;

обеспечение работы исследователей;

изготовление копий документов;

высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;

проведение экспертизы ценности архивных документов, подготовка материалов для снижения грифов секретности и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и организациями;

консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);

подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы;

обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.

21. На центральные архивы, кроме указанного в пункте 20 настоящего Наставления, дополнительно возлагается:

подготовка по указаниям Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, начальника Главного штаба Военно-Морского Флота и начальников штабов Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;

участие в разработке нормативных правовых актов и методических рекомендаций по архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах;

организация использования документов в интересах военно-научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и организации о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.;

проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;

микрофильмирование и создание копий на электронных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и обеспечения сохранности подлинников;