Приложение

к приказу Минобороны РФ

от 31 августа 2005 г. N 200

1. Настоящее Наставление определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации*(1), обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы.

2. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 12, ст. 878; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст. 1575; 1998, N 49, ст. 6007; 2003, N 47, ст. 4520), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации, а также настоящим Наставлением.

3. Руководство архивным делом в Вооруженных Силах осуществляет Управление делами.

4. В видах Вооруженных Сил организация архивного дела возлагается на начальников главных штабов, в Тыле Вооруженных Сил, родах войск Вооруженных Сил - на начальников штабов, в департаментах Министерства обороны - на руководителей этих департаментов, в главных и центральных управлениях Министерства обороны - на начальников этих управлений.

5. В военных округах, группе войск, на флотах, в армиях и на флотилиях, в российских воинских формированиях, находящихся за границей Российской Федерации, ответственность за организацию и состояние архивного дела и за деятельность архивов возлагается на начальников соответствующих штабов.

6. Начальники штабов соединений и воинских частей, начальники военных образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и других организаций Вооруженных Сил отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих хранению.

7. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, военных образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования Министерства обороны и других организаций Вооруженных Сил*(2), имеющие историческое, военное, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.

8. Архивные документы, находящиеся на хранении в архивах Вооруженных Сил, сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания*(3). Продление этого срока или рассекречивание (снижение грифов секретности) архивных документов производится в установленном порядке.

9. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в архивах документов, имеющих гриф "особой важности", документов особорежимных, особо важных и режимных воинских частей и организаций, шифртелеграмм, программ, алгоритмов, машинно-ориентированных (механографических) документов, кино-, фотодокументов, звукозаписей и видеозаписей определяется приказами Министра обороны Российской Федерации и инструкциями по работе с этими документами.

10. Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

11. В целях настоящего Наставления используются следующие основные понятия:

архивное дело в Вооруженных Силах - деятельность воинских частей и организаций в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;

архив - организация или структурное подразделение воинской части (организации), осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

фондообразователи - воинские части и организации, которые создали архивные документы и передали их на хранение в архив;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

объединенный архивный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства);

архивная коллекция - совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому и др.);

классификация документов в пределах архива - группировка по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям;

опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;

постоянное хранение архивных документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);

временное хранение архивных документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

классификация документов в пределах архивного фонда - их группировка и расположение в фонде.

12. Архивы Вооруженных Сил осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечивают использование архивных документов.

Систему архивов Вооруженных Сил составляют:

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО) с филиалом*(4);

Центральный архив Ракетных и Космических войск (ЦА РКВ) с филиалом;

Центральный военно-морской архив (ЦВМА);

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (АВМД);

архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз (далее именуются - окружные и флотские архивы).

Архивы, не упомянутые в данном пункте, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.

13. В воинских частях и организациях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых (секретных) отделов (отделений, частей, канцелярий и делопроизводств) штабов и организаций.

14. Центральные архивы имеют угловые штампы и гербовые печати с действительными наименованиями.

АВМД пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.

15. ЦА МО подчиняется начальнику Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместителю начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации и является головным по отношению к архивам военных округов.

16. ЦА РКВ подчиняется начальнику штаба Ракетных войск стратегического назначения и, в части касающейся, - начальнику штаба Космических войск.

17. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.

18. Архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз подчиняются начальникам соответствующих штабов.

19. Начальник Управления делами Министерства обороны Российской Федерации - заместитель начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации осуществляет общее руководство архивами видов и родов войск Вооруженных Сил, военных округов, флотов, департаментов, главных и центральных управлений Министерства обороны по вопросам архивного дела.